Yaliyomo
Mara nyingi, mtumiaji wa Excel anakabiliwa na haja ya kujaza seli na data iliyopangwa katika mlolongo fulani wa mantiki. Au, kwa mfano, kufanya utabiri wa nini thamani ya kiashiria fulani itakuwa kwa wakati maalum, ikiwa hali ya sasa inaendelea. Sasa hauitaji kujua fomula kadhaa za haya yote. Mibofyo michache ya panya inatosha, na shida inatatuliwa. Yote ni shukrani kwa kukamilisha kiotomatiki.
Kipengele hiki ni cha kushangaza kwa urahisi wake. Kwa mfano, inakuwezesha kuorodhesha haraka miezi ya kalenda au kuifanya ili tu tarehe 15 na siku ya mwisho ya kila mwezi ionyeshwa (kwa mfano, katika ripoti za uhasibu).
Unawezaje kunufaika na kipengele hiki kikuu?
Kwenye kona ya chini ya kulia kuna mraba, kwa kuivuta, unaweza kuendelea na safu ya maadili ambayo kuna muundo fulani. Kwa mfano, ikiwa siku ya kwanza ni Jumatatu, basi kwa kufanya operesheni hii rahisi, unaweza kuweka maadili katika mistari ifuatayo: Jumanne, Jumatano, Alhamisi, Ijumaa, na kadhalika.
Ikiwa kuna seti ya maadili kwenye seli kama 1,2,4, basi kwa kuchagua zote na kuburuta kisanduku chini, unaweza kuendelea na safu ya nambari hadi 8, 16, 32, na kadhalika. Hii inakuwezesha kupunguza kwa kiasi kikubwa gharama za muda.
Kwa njia hiyo hiyo, orodha ya majina ya mwezi huundwa.
Na hivi ndivyo kutumia kukamilisha kiotomatiki kwa maendeleo ya hesabu kunaonekana. Katika mfano wetu, tunatumia seli mbili zilizo na maadili ya 1,3, mtawaliwa, na kisha kukamilisha kiotomatiki kunaendelea safu ya nambari.
Kwa kuongezea, mapokezi yatafanya kazi hata ikiwa nambari iko ndani ya maandishi. Kwa mfano, ukiandika "robo 1" na kuburuta kisanduku chini, unapata zifuatazo.
Kwa kweli, haya yote ni mambo ya msingi ambayo unahitaji kujua. Lakini ikiwa unataka kujua ujuzi wa kufanya kazi na Excel kitaaluma zaidi, unaweza kujijulisha na chips na mbinu.
Kwa kutumia Orodha ya Data ya Kukamilisha Kiotomatiki
Bila shaka, kutengeneza orodha ya miezi au siku za wiki sio tu Excel inaweza kufanya. Hebu sema tuna orodha ya miji ambapo kampuni yetu imeanzisha vituo vya huduma. Kwanza unahitaji kuandika orodha kamili katika kipengee cha "Badilisha orodha", ambayo inaweza kupatikana kupitia mlolongo wa menyu Faili - Chaguzi - Advanced - Jumla - Hariri orodha.
Ifuatayo, dirisha litaonekana na orodha ya orodha ambazo zimeundwa kwa Excel moja kwa moja.
Hakuna wengi wao hapa. Lakini kutokuelewana huku kunaweza kusahihishwa kwa urahisi. Ili kufanya hivyo, kuna dirisha la kulia ambalo mlolongo sahihi wa maadili uXNUMXbuXNUMXbis umeandikwa. Kurekodi kunaweza kufanywa kwa njia mbili, kwa koma na kwa safu. Ikiwa kuna data nyingi, zinaweza kuingizwa. Kwa njia hii unaweza kuokoa muda mwingi.
Ni nini kinachohitajika kwa hili? Kwanza unahitaji kuunda orodha ya miji mahali fulani kwenye hati, na kisha tu ufanye kiungo kwenye uwanja ulio hapa chini.
Orodha sasa imeundwa na inaweza kutumika kujaza visanduku vingine vyote.
Mbali na orodha katika muundo wa maandishi, Excel inafanya uwezekano wa kuunda mlolongo wa nambari, pamoja na orodha ya tarehe zilizopangwa kulingana na muundo fulani. Mwanzoni mwa nyenzo hii, moja ya njia za kuitumia ilitolewa, lakini hii ni kiwango cha primitive. Unaweza kutumia zana hii kwa urahisi zaidi, kama ace halisi.
Kwanza, tunachagua maadili ya mlolongo unaohitajika (moja au zaidi) pamoja na sehemu ya safu ambayo itatumika kwa orodha. Ifuatayo, tunapata kitufe cha "Jaza" kwenye jopo la juu na kwenye menyu inayoonekana, bofya kitufe cha "Maendeleo".
Ifuatayo, dirisha na mipangilio inaonekana.
Katika sehemu yake ya kushoto kuna vifungo vya redio ambavyo unaweza kuweka eneo la mlolongo wa baadaye: kwa safu au safu. Katika kesi ya kwanza, orodha itashuka, na kwa pili, itaenda kulia.
Mara moja upande wa kulia wa mpangilio wa eneo kuna paneli ambapo unaweza kuchagua aina ya mlolongo wa nambari. Kuna chaguzi kadhaa za kuchagua kutoka:
- Hesabu. Thamani katika kila seli inayofuata ni nambari fulani kubwa kuliko ile ya awali. Thamani yake imedhamiriwa na yaliyomo kwenye uwanja wa "Hatua".
- Jiometri. Kila thamani inayofuata ni kubwa mara kadhaa kuliko ya awali. Ni kiasi gani hasa inategemea hatua ambayo mtumiaji alionyesha.
- Tarehe. Kwa chaguo hili, mtumiaji anaweza kuunda mlolongo wa tarehe. Ukichagua aina hii, mipangilio ya ziada ya kitengo cha kipimo imeamilishwa. Zinazingatiwa wakati wa kuchora mlolongo: siku, siku ya kufanya kazi, mwezi, mwaka. Kwa hiyo, ukichagua kipengee cha "siku ya kazi", basi mwishoni mwa wiki haitajumuishwa kwenye orodha.
- Kamilisha kiotomatiki. Chaguo hili ni sawa na kuburuta kona ya chini kulia. Kwa maneno rahisi, Excel huamua yenyewe ikiwa inahitaji kuendelea na mfululizo wa nambari au ni bora kufanya orodha ndefu zaidi. Ikiwa utataja maadili 2 na 4 mapema, basi zifuatazo zitakuwa na nambari 6, 8, na kadhalika. Ikiwa kabla ya kujaza seli zaidi, basi kazi ya "regression ya mstari" itatumika (hii ni chaguo la kuvutia sana ambalo linakuwezesha kujenga utabiri kulingana na mwenendo uliopo).
Chini ya kisanduku hiki cha mazungumzo, kama unavyoona, kuna chaguzi mbili: saizi ya hatua, iliyojadiliwa hapo juu, na thamani ya kikomo.
Baada ya kukamilisha shughuli zote, unahitaji kushinikiza kitufe cha "OK". Kwa njia hiyo hiyo, orodha ya siku za kazi kwa muda fulani huundwa (kwa mfano, hadi 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Na mtumiaji haitaji kufanya idadi kubwa ya harakati zisizo za lazima!
Hiyo ndiyo yote, usanidi umekamilika. Sasa hebu tuangalie mbinu zingine za kitaalamu za kukamilisha kiotomatiki.
Kutumia panya
Hii ndio njia rahisi zaidi ya kukamilisha kiotomatiki, hukuruhusu kufanya kwa umaridadi hata shughuli ngumu zaidi. Kuna chaguzi mbili za jinsi inaweza kutumika: kutumia kifungo cha kushoto cha mouse au haki. Kwa mfano, kazi ni kufanya orodha ya nambari zilizopangwa kwa utaratibu wa kupanda, ambapo kila thamani inayofuata huongezeka kwa moja. Kawaida, kwa hili, kitengo huingizwa kwenye seli ya kwanza, na deuce ndani ya pili, baada ya hapo wanaburuta sanduku kwenye kona ya chini ya kulia. Lakini inawezekana kufikia lengo hili kwa njia nyingine - kwa kujaza tu kiini cha kwanza. Kisha unahitaji kuiburuta chini kutoka kona ya chini ya kulia. Baada ya hayo, kifungo katika fomu ya mraba itaonekana. Unahitaji kubofya na uchague kipengee cha "Jaza".
Unaweza pia kutumia kazi ya "Jaza fomati pekee", ambayo unaweza kupanua fomati za seli pekee.
Lakini kuna njia ya haraka: kushikilia kitufe cha Ctrl wakati wa kuvuta seli sambamba.
Kweli, inafaa tu kwa mlolongo kamili wa nambari. Ukijaribu kuvuta hila hii na data ya aina tofauti, basi maadili uXNUMXbuXNUMX yatanakiliwa tu kwenye seli zifuatazo.
Kuna njia ya kuharakisha simu ya menyu ya muktadha. Ili kufanya hivyo, buruta kisanduku kwa kushikilia kitufe cha kulia cha panya.
Kisha seti ya amri itaonekana. Kwa hiyo, unaweza kuita kisanduku cha mazungumzo na mipangilio ya ziada ya kukamilisha otomatiki kwa kubofya kipengee cha menyu ya "Maendeleo". Lakini kuna kizuizi kimoja. Urefu wa juu zaidi wa mlolongo katika kesi hii utakuwa mdogo kwa kisanduku cha mwisho.
Ili kukamilisha kiotomatiki hadi thamani inayotakiwa (nambari maalum au tarehe), lazima ubonyeze kitufe cha kulia cha panya, ukiwa umeelekeza mshale kwenye kisanduku hapo awali, na uburute alama chini. Kisha mshale unarudi. Na hatua ya mwisho ni kutolewa kwa panya. Kama matokeo, menyu ya muktadha iliyo na mipangilio ya kukamilisha kiotomatiki itaonekana. Chagua mwendelezo. Hapa, seli moja tu imechaguliwa, kwa hiyo unahitaji kutaja vigezo vyote vya kujaza kiotomatiki katika mipangilio: mwelekeo, hatua, thamani ya kikomo, na bonyeza kitufe cha OK.
Chaguo za kukokotoa za Excel zinazovutia hasa ni ukadiriaji wa mstari na wa kielelezo. Inafanya uwezekano wa kuunda utabiri wa jinsi maadili yatabadilika, kulingana na muundo uliopo. Kama sheria, kufanya utabiri, unahitaji kutumia kazi maalum za Excel au kufanya mahesabu magumu, ambayo maadili ya kutofautisha huru hubadilishwa. Ni rahisi zaidi kuonyesha mfano huu kwa vitendo.
Kwa mfano, kuna mienendo ya kiashiria, thamani ambayo huongezeka kwa idadi sawa kila kipindi.
Ni rahisi zaidi kuelewa jinsi maadili yanavyotabiriwa na mwelekeo wa mstari (wakati kila kiashirio kinachofuata kinaongezeka au kupungua kwa thamani fulani). Vitendaji vya kawaida vya Excel vinafaa kwa hili, lakini ni bora kuchora grafu inayoonyesha mstari wa mwenendo, mlinganyo wa chaguo za kukokotoa, na thamani inayotarajiwa kwa uwazi zaidi.
Ili kujua ni nini kiashiria kilichotabiriwa kitakuwa katika maneno ya nambari, wakati wa kuhesabu, unahitaji kuchukua equation ya rejista kama msingi (au tumia moja kwa moja fomula zilizojengwa katika Excel). Kama matokeo, kutakuwa na vitendo vingi ambavyo sio kila mtu anayeweza kuelewa mara moja.
Lakini urejeshaji wa mstari hukuruhusu kuachana kabisa na fomula ngumu na kupanga njama. Tumia tu kukamilisha kiotomatiki. Mtumiaji huchukua anuwai ya data kwa msingi ambao utabiri hufanywa. Seti hii ya seli imechaguliwa, kisha kifungo cha kulia cha mouse kinasisitizwa, ambacho unahitaji kuburuta safu kwa idadi inayotakiwa ya seli (kulingana na umbali wa hatua katika siku zijazo ambayo thamani iliyotabiriwa imehesabiwa). Menyu ya muktadha itaonekana, ambapo unahitaji kuchagua kipengee cha "Ukadiriaji wa Linear". Hiyo ndiyo yote, utabiri unapatikana ambao hauhitaji ujuzi maalum wa hisabati, kupanga njama au fomula.
Ikiwa viashiria vinaongezeka kwa kila kipindi cha muda kwa asilimia fulani, basi tunazungumzia ukuaji wa kielelezo. Kwa mfano, kutabiri mienendo ya janga au kutabiri riba kwa amana ya benki kunatokana na muundo kama huo.
Hakuna mbinu bora zaidi ya kutabiri ukuaji wa kielelezo kuliko ile tuliyoelezea.
Kutumia kipanya kujaza tarehe kiotomatiki
Mara nyingi ni muhimu kuongeza orodha iliyopo ya tarehe. Ili kufanya hivyo, tarehe fulani inachukuliwa na kuvutwa na kona ya chini ya kulia na kifungo cha kushoto cha mouse. Ikoni ya mraba inaonekana, ambapo unaweza kuchagua njia ya kujaza.
Kwa mfano, ikiwa mhasibu anatumia lahajedwali, chaguo la "siku za wiki" litamfaa. Pia, kipengee hiki kitahitajika na wataalam wengine wowote ambao wanapaswa kufanya mipango ya kila siku, kwa mfano, HR.
Na hapa kuna chaguo jingine, jinsi ya kutekeleza kujaza moja kwa moja ya tarehe na panya. Kwa mfano, kampuni lazima ilipe mishahara tarehe 15 na siku ya mwisho ya mwezi. Ifuatayo, unahitaji kuingiza tarehe mbili, kunyoosha chini na kuchagua njia ya kujaza "kwa miezi". Hii inaweza kufanyika ama kwa kubofya kitufe cha kushoto cha mouse kwenye mraba kwenye kona ya chini ya kulia, au kwa kutumia kifungo cha kulia, ikifuatiwa na simu ya moja kwa moja kwenye orodha ya muktadha.
Muhimu! Ya 15 inabakia, bila kujali mwezi, na ya mwisho ni moja kwa moja.
Kwa kifungo cha kulia cha mouse unaweza kurekebisha maendeleo. Kwa mfano, fanya orodha ya siku za kazi mwaka huu, ambayo bado itakuwa hadi Desemba 31. Ikiwa unatumia kujaza kiotomatiki na kitufe cha kulia cha panya au kupitia menyu, ambayo inaweza kupatikana kupitia mraba, basi kuna chaguo "Kujaza papo hapo". Kwa mara ya kwanza, watengenezaji wametoa kipengele hiki katika Excel 2013. Ni muhimu kwa seli kujazwa kulingana na muundo fulani. Hii itawawezesha kuokoa muda mwingi.
Hitimisho
Kweli, hiyo ndiyo yote. Kukamilisha kiotomatiki ni kipengele muhimu sana ambacho hukusaidia kufanya utendakazi kiotomatiki na kufanya ubashiri kulingana na ruwaza. Hakuna fomula au hesabu za ziada zinahitajika. Inatosha kubonyeza vifungo kadhaa, na matokeo yataonekana kana kwamba kwa uchawi.