Yaliyomo
Wacha tuseme tuna lahajedwali ya Excel ambayo imejaa habari kabisa. Imepangwa vyema, imeumbizwa, na inaonekana jinsi unavyotaka iwe. Na hapa unaamua kuchapisha kwenye karatasi. Na kisha anaanza kuonekana mbaya.
Lahajedwali hazionekani vizuri kila wakati kwenye karatasi kwa sababu hazijaundwa kutumiwa kuchapishwa. Zimeundwa mahsusi kuwa ndefu na pana kadri inavyohitajika.
Hii ni rahisi wakati jedwali linahitaji kuhaririwa na kufunguliwa kwenye skrini, lakini inamaanisha kuwa data yake haitaonekana vizuri kwenye karatasi ya kawaida.
Lakini kwa hali yoyote, hakuna kinachowezekana, haswa linapokuja suala la zana rahisi kama Excel. Aidha, si vigumu hata kidogo. Hapa kuna vidokezo vya jinsi ya kuchapisha hati za Excel ili zionekane vizuri kwenye karatasi.
Kidokezo cha 1: Tumia Chaguo la Onyesho la Kukagua Chapisha Kabla ya Kuchapisha
Unaweza kuona jinsi lahajedwali lako litakavyoonekana likichapishwa ukitumia kipengele hiki. Chombo hiki ni cha thamani sana na kitasaidia kuokoa kiasi kikubwa cha muda na karatasi. Unaweza hata kufanya mabadiliko fulani kwa jinsi itakavyoonekana wakati kuchapishwa kama vile kupanua pambizo na kadhalika.
Unaweza kuangalia jinsi inavyofanya kazi katika mazoezi, na itakuwa rahisi sana kuanzisha maonyesho ya meza kwenye ukurasa.
Amua unachopanga kuchapisha
Ikiwa unahitaji tu kuchapisha kipande maalum cha data, hauitaji kuchapisha kitabu kizima, data maalum tu. Unaweza kuchapisha, kwa mfano, karatasi tu au faili maalum. Unaweza pia kuchapisha kiasi kidogo cha data. Ili kufanya hivyo, unahitaji kuwachagua, na kisha uchague kipengee cha "Upeo ulioangaziwa" katika mipangilio ya uchapishaji.
Panua nafasi yako
Unazuiliwa na saizi ya karatasi unayochapisha, lakini kuna njia kadhaa ambazo unaweza kuongeza nafasi hiyo. Kwa mfano, badilisha mwelekeo wa karatasi. Chaguo-msingi ni mwelekeo wa picha. Inafaa kwa meza na idadi kubwa ya safu, na mazingira - ikiwa kuna nguzo nyingi.
Ikiwa unahitaji nafasi zaidi, unaweza kupunguza kando kwenye kingo za karatasi. Kadiri zilivyo ndogo, ndivyo maelezo zaidi yanaweza kutoshea kwenye karatasi moja. Hatimaye, ikiwa jedwali ni ndogo, unaweza kutumia kipengele cha Chaguzi Maalum za Kuongeza Mizani ili kutoshea hati nzima kwenye laha.
Tumia vichwa kwa uchapishaji
Ni vigumu sana kuelewa ambapo mtu yuko kwenye meza ikiwa haiwezekani kuchapisha meza kwenye karatasi moja. Katika kesi hii, unahitaji kutumia kazi ya "Vichwa vya kuchapisha". Inakuruhusu kuongeza vichwa vya safu mlalo au safu kwa kila ukurasa wa jedwali.
Tumia mapumziko ya kurasa
Iwapo hati yako ina zaidi ya karatasi moja, ni vyema kutumia nafasi za kugawa kurasa ili kukusaidia kuelewa ni data gani inapaswa kuwa katika eneo fulani. Unapoingiza vunja ukurasa kwenye jedwali, kila kitu kilicho chini yake huhamia ukurasa unaofuata. Hii ni rahisi kwa sababu hukuruhusu kugawanya data kwa njia ambayo mtu anataka.
Ukifuata mapendekezo haya, unaweza kurahisisha sana usomaji wa hati za Excel zilizochapishwa kwenye karatasi.