Yaliyomo
Kwa hiyo, umeunda kitabu cha kazi katika Excel kilichojaa data. Imepangwa kwa uwazi, habari ni ya kisasa, umbizo ni kama ilivyokusudiwa. Uliamua kuchapisha toleo la karatasi la jedwali hili… na kila kitu kilienda vibaya.
Lahajedwali za Excel hazionekani vizuri kila wakati kwenye karatasi kwa sababu hazijaundwa kutoshea ukurasa uliochapishwa. Zimeundwa kuwa ndefu na pana kama inavyotakiwa. Hii ni nzuri kwa kuhariri na kutazamwa kwenye skrini, lakini ni ngumu kuchapisha hati kwa sababu data haifai kila wakati kikamilifu kwenye karatasi ya kawaida.
Shida hizi zote haimaanishi kuwa haiwezekani kufanya lahajedwali ya Excel ionekane nzuri kwenye karatasi. Kwa kweli, sio ngumu hata kidogo. Mbinu 5 zifuatazo za uchapishaji katika Excel zitakusaidia kutatua tatizo hili. Zote zinapaswa kufanya kazi sawa katika Excel 2007, 2010, na 2013.
1. Hakiki ukurasa kabla ya kuchapisha
Na chombo Angalia Preview (Onyesho la kukagua) Unaweza kuona jinsi jedwali litakavyoonekana kwenye ukurasa uliochapishwa. Kwa upande wa kuokoa muda na karatasi, Angalia Preview (Onyesho la kukagua) ndio zana yako kuu ya uchapishaji. Unaweza hata kufanya marekebisho kadhaa, kama vile kuburuta mipaka ya uchapishaji ili kuifanya iwe pana au nyembamba. Tumia zana hii baada ya kurekebisha chaguo zako za kuchapisha na mpangilio ili kuhakikisha lahajedwali yako inaonekana jinsi unavyotaka.
2. Amua ni nini kinapaswa kuchapishwa
Ikiwa unahitaji tu sehemu ndogo ya data, usichapishe kitabu chote cha kazi - chapisha data iliyochaguliwa. Unaweza kuchapisha tu laha ambayo unatazama kwa sasa kwa kuchagua katika mipangilio ya uchapishaji Chapisha Laha Amilifu (Chapisha laha zinazotumika), au chagua Chapisha Kitabu Kizima cha Kazi (Chapisha Kitabu Kizima) ili kuchapisha faili nzima. Kwa kuongeza, unaweza kuchapisha sehemu ndogo ya data yako kwa kuangazia eneo unalotaka na kuchagua Chagua Magazeti (Chapisha uteuzi) katika mipangilio ya uchapishaji.
3. Ongeza nafasi inayopatikana
Unazuiwa na saizi ya karatasi unayochapisha, lakini kuna njia za kupata zaidi kutoka kwa eneo lake. Jaribu kubadilisha mwelekeo wa ukurasa. Mwelekeo chaguomsingi ni mzuri kwa data ambapo kuna safu mlalo zaidi ya safu wima. Ikiwa jedwali lako ni pana kuliko urefu, badilisha mwelekeo wa ukurasa kuwa landscape (mazingira). Bado unahitaji nafasi zaidi? Unaweza kubadilisha upana wa mipaka karibu na kingo za ukurasa. Kadiri zilivyo ndogo, ndivyo nafasi zaidi inavyosalia kwa data. Mwishoni, ikiwa meza yako si kubwa sana, jaribu kucheza na chombo Chaguzi Maalum za Kuongeza (Mizani) ili kutoshea safu mlalo au safu wima zote, au kuhatarisha kuweka jedwali zima kwenye karatasi moja iliyochapishwa.
4. Tumia uchapishaji wa kichwa cha habari
Ikiwa jedwali linaenea zaidi ya ukurasa mmoja, basi inakuwa vigumu kuelewa ni data gani maalum inarejelea, kwani Excel huchapisha tu vichwa vya safu kwenye karatasi ya 1 kwa chaguo-msingi. Timu Weka majina (Vichwa vya Kuchapisha) hukuruhusu kuchapisha vichwa vya safu mlalo au safu kwenye kila ukurasa, na kufanya data iwe rahisi kusoma.
5. Tumia mapumziko ya ukurasa
Ikiwa jedwali linatumia zaidi ya karatasi moja, tunapendekeza utumie nafasi za kurasa ili kubaini ni data gani itaangukia kwenye kila laha. Unapoingiza mapumziko ya ukurasa, kila kitu chini ya mapumziko kinatenganishwa na kila kitu kilicho juu ya mapumziko na huenda kwenye ukurasa unaofuata. Hii ni rahisi, kwa sababu Unaweza kugawanya data jinsi unavyotaka.
Kwa kutumia hila hizi, unaweza kurahisisha kusoma lahajedwali zako. Utapata maelezo zaidi juu ya mbinu zilizoelezewa hapo juu katika masomo ya somo letu:
- Paneli ya kuchapisha katika Microsoft Excel
- Weka eneo la kuchapisha katika Excel
- Kuweka kando na kiwango wakati wa kuchapisha katika Excel