Ikiwa mara nyingi unapaswa kutuma vitabu au karatasi fulani kwa barua pepe, basi unapaswa kutambua kwamba utaratibu huu hauwezi kuitwa haraka. Ikiwa unaifanya "classically", basi unahitaji:
- fungua programu ya barua pepe (kwa mfano, Outlook)
- unda ujumbe mpya
- chapa anwani, somo na maandishi
- ambatisha faili kwa ujumbe (usisahau!)
- bonyeza kitufe Tuma
Kwa kweli, barua inaweza kutumwa kwa urahisi moja kwa moja kutoka kwa Excel katika rundo la njia tofauti. Nenda...
Njia ya 1: Iliyopachikwa Tuma
Ikiwa bado una Excel 2003 nzuri ya zamani, basi kila kitu ni rahisi. Fungua kitabu/laha unayotaka na uchague kutoka kwenye menyu Faili - Tuma - Ujumbe (Faili — Tuma Kwa — Mpokeaji Barua). Dirisha litafungua ambalo unaweza kuchagua moja ya chaguzi mbili za kutuma:
Katika kesi ya kwanza, kitabu cha sasa kitaongezwa kwa ujumbe kama kiambatisho, katika kesi ya pili, yaliyomo kwenye laha ya sasa yataingia moja kwa moja kwenye maandishi ya ujumbe kama jedwali la maandishi (bila fomula).
Kwa kuongeza, menyu Faili - Wasilisha (Faili - Tuma Kwa) kuna chaguzi chache zaidi za usafirishaji wa kigeni:
- Ujumbe (kwa ukaguzi) (Mpokezi wa Barua kwa Ukaguzi) - kitabu chote cha kazi kinatumwa na wakati huo huo ufuatiliaji wa mabadiliko umewashwa kwa ajili yake, yaani huanza kusasishwa wazi - ni nani, lini na katika seli gani zilifanya mabadiliko gani. Kisha unaweza kuonyesha mabadiliko yaliyofanywa kwenye menyu Huduma - Marekebisho - Angazia marekebisho (Zana - Fuatilia mabadiliko - Angazia mabadiliko) au kwenye kichupo Mapitio - Marekebisho (Kagua - Fuatilia Mabadiliko) Itaonekana kitu kama hiki:
Fremu za rangi huashiria mabadiliko yaliyofanywa kwa hati (kila mtumiaji ana rangi tofauti). Unapoelea juu ya kipanya, dirisha linalofanana na dokezo litatokea na maelezo ya kina ya nani, nini na lini ilibadilishwa katika kisanduku hiki. Ni rahisi sana kukagua hati, wakati, kwa mfano, unahariri ripoti ya wasaidizi wako au bosi anahariri yako.
- Kando ya njia (Mpokeaji wa Njia) - ujumbe ambapo kitabu chako kitaambatishwa utapitia msururu wa wapokeaji, ambao kila mmoja atakisambaza kiotomatiki zaidi, kama fimbo. Ikiwa inataka, unaweza kuweka ujumbe kurudi kwako mwishoni mwa mnyororo. Unaweza kuwezesha ufuatiliaji wa mabadiliko ili kuona mabadiliko yaliyofanywa na kila mtu kwenye mazungumzo.
Katika Excel 2007/2010 mpya, hali ni tofauti kidogo. Katika matoleo haya, kutuma kitabu kwa barua, unahitaji kuchagua kifungo Ofisi ya (Kitufe cha Ofisi) au kichupo File (Faili) na timu Tuma (Tuma). Ifuatayo, mtumiaji anapewa seti ya chaguzi za kutuma:
Tafadhali kumbuka kuwa katika matoleo mapya, uwezo wa kutuma karatasi tofauti ya kitabu cha kazi iliyoingizwa kwenye mwili wa barua imetoweka - kama ilivyokuwa katika Excel 2003 na baadaye. Chaguo pekee iliyobaki ni kutuma faili nzima. Lakini kulikuwa na fursa muhimu ya kutuma katika muundo unaojulikana wa PDF na XPS isiyojulikana sana (sawa na PDF, lakini hauhitaji Acrobat Reader kusoma - inafungua moja kwa moja kwenye Internet Explorer). Amri ya kutuma kitabu kwa ukaguzi inaweza kutolewa kama kitufe cha ziada kwenye paneli ya ufikiaji wa haraka kupitia Faili - Chaguzi - Zana ya Ufikiaji Haraka - Amri Zote - Tuma kwa Uhakiki (Faili - Chaguzi - Upauzana wa Ufikiaji Haraka - Amri Zote - Tuma kwa Uhakiki).
Njia ya 2. Macro rahisi kutuma
Kutuma macro ni rahisi zaidi. Kufungua Kihariri cha Msingi cha Visual kupitia Menyu Huduma - Macro - Mhariri wa Msingi wa Visual (Zana - Macro - Kihariri cha Msingi cha Visual), ingiza moduli mpya kwenye menyu Ingiza - Moduli na unakili maandishi ya macros hizi mbili hapo:
Kitabu kidogo cha SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Mada:="Лови файлик" Maliza Karatasi Ndogo ya Kutuma() Kitabu cha Kazi.Sheets("Лист1").Nakili Kwa Kitabu cha Kazi .Tuma Wapokeaji:="[barua pepe protected]", Mada:="Chukua faili" .Funga SaveChanges:=Mwisho wa Uongo na Ndogo ya Mwisho Baada ya hayo, macros yaliyonakiliwa yanaweza kuendeshwa kwenye menyu Huduma - Macro - Macros (Zana - Macro - Macros). Tuma Kitabu cha Kazi hutuma kitabu chote cha sasa kwa anwani maalum, na SendSheet - Karatasi1 kama kiambatisho.
Unapoendesha jumla, Excel itawasiliana na Outlook, ambayo itasababisha ujumbe wa usalama ufuatao kuonekana kwenye skrini:
Subiri hadi kifungo Kutatua inakuwa hai na uibofye ili kuthibitisha uwasilishaji wako. Baada ya hayo, ujumbe unaozalishwa otomatiki utawekwa kwenye folda Anayemaliza muda wake na itatumwa kwa wapokeaji mara ya kwanza unapoanzisha Outlook au, ikiwa unaiendesha, mara moja.
Njia ya 3. Universal macro
Na ikiwa hutaki kutuma kitabu cha sasa, lakini faili nyingine yoyote? Na maandishi ya ujumbe pia itakuwa nzuri kuweka! Macros zilizopita hazitasaidia hapa, kwa kuwa zimepunguzwa na uwezo wa Excel yenyewe, lakini unaweza kuunda macro ambayo itasimamia Outlook kutoka Excel - kuunda na kujaza dirisha la ujumbe mpya na kuituma. Macro inaonekana kama hii:
Programu ndogo ya SendMail() Dim OutMail Kama Kipengee Dim Outmail Kama Kisanduku cha Kipengee Dim Kama Masafa ya Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'anza Mtazamo katika hali fiche OutApp.Session.Ingia kwa Hitilafu Nenda kwenye kusafisha 'ikiwa sivyo ilianza - toka Weka OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'unda ujumbe mpya Kwenye Hitilafu Endelea tena Inayofuata 'jaza sehemu za ujumbe Kwa Barua ya Nje .To = Range("A1").Thamani .Subject = Range("A2"). Thamani .Body = Range("A3").Thamani .Attachments.Ongeza Masafa("A4").Thamani 'Tuma inaweza kubadilishwa na Onyesho ili kuona ujumbe kabla ya kutuma .Tuma Maliza Ukiwa na Hitilafu Nenda 0 Weka OutMail = Nothing cleanup : Weka OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub Anwani, somo, maandishi ya ujumbe na njia ya faili iliyoambatishwa lazima iwe katika seli A1:A4 za laha ya sasa.
- Utumaji Barua wa Kikundi kutoka Excel na Nyongeza ya PLEX
- Macros ya kutuma barua kutoka kwa Excel kupitia Lotus Notes na Dennis Wallentin
- Macro ni nini, wapi kuingiza nambari ya jumla katika Visual Basic
- Kuunda barua pepe kwa kutumia kipengele cha HYPERLINK