Yaliyomo
Usimamizi wa muda «Pamoja na kazi ninayo na nimenaswa katika mkutano usiofaa»
Mchumi Pilar Lloret anaelezea katika «mikutano ya dakika 30» jinsi ya kuboresha uteuzi huu wa kazi kwa kiwango cha juu
Ikiwa unapoarifiwa juu ya mkutano mpya kazini unakoroma kwa uzembe na kujiuzulu, kuna jambo baya. Uteuzi huu wa kazi unapaswa kuwa zana za kuboresha kazi yetu ya kitaalam, na mara nyingi huishia kuwa kupoteza muda tu.
Hali hii - ya kawaida zaidi kuliko inavyoonekana - ndiyo iliyomsukuma mchumi huyo Nguzo Lloret, waliobobea katika uchambuzi wa biashara na hatari, kuandika «Mikutano ya dakika 30», kitabu ambacho, kupitia mwongozo na ushauri wazi, anapendekeza njia ya kuongeza ufanisi wa mikutano hii, na hivyo kutimiza lengo lake.
Tulizungumza na mwandishi na tukamwuliza funguo za kuacha kupoteza wakati na kutumia vyema mikutano ambayo tunalazimishwa kuhudhuria:
Kwa nini shirika ni muhimu sana wakati wa kupanga mkutano?
Ikiwa hatuna mipango na mpangilio mzuri, malengo hayatakuwa wazi, wala hoja ambazo zitajadiliwa, wala wakati unaopatikana… Kwa hivyo, muda usiodhibitiwa na hatutafikia matarajio ya washiriki. Tunaweza kuchanganyikiwa na itakuwa kupoteza wakati wa kila mtu.
Je! Kuna athari gani mbaya ambayo mkutano unaweza kuwa na ambayo haikupangwa vizuri na ambayo kusudi linalotarajiwa halijafikiwa?
Kwa kuongezea gharama katika suala la uchumi, kuhudhuria mikutano iliyopangwa vibaya na ambayo baada ya dakika 90, 60 au 30 hakuna hitimisho linalofikiwa huzalisha mtazamo mbaya na kuvunjika moyo kati ya waliohudhuria. Na ikiwa hali hii itaendelea, ni rahisi kwamba baada ya muda tunapata mkazo kufikiria "na kazi niliyonayo na lazima nihudhurie mkutano usiofaa."
Pia ina athari mbaya kwa maoni ya washiriki kuelekea mratibu, ambaye mara nyingi huwa bosi.
Kwa nini dakika 30 ndio wakati mzuri wa muda wa mkutano?
Dakika 30 ndio changamoto ambayo ninaweka katika kitabu kulingana na uzoefu wangu mwenyewe katika kuandaa mikutano inayofanya kazi. Inaonekana kuna mikutano ambayo itahitaji muda zaidi, zingine ambazo lengo lako linaweza kuchukuliwa hata kidogo, na kwa kweli wakati mwingine dakika 30 au hata 60 za mkutano yenyewe zinaweza kubadilishwa na simu au barua-pepe, kwa mfano.
Je! Sura ya mtoa uamuzi unayemzungumzia katika kitabu hufanyaje kazi?
Tunapozungumza juu ya washiriki wa mkutano wa dakika 30, lazima iwe wazi kuwa idadi bora haipaswi kuzidi kiwango cha juu cha watu watano. Na chaguo lako linapaswa kuwa sahihi. Tunaweza kutofautisha takwimu za msimamizi, mratibu, katibu (wanaweza kuwa mtu yule yule) na washiriki. Kimsingi, kufanya uamuzi katika mkutano wa dakika 30 na watu wasiopungua watano ni kukubaliana na haipaswi kusababisha mizozo.
Je! Tunapaswa kuandaa mkutano ili kuufanikisha iwezekanavyo?
Tunaweza muhtasari katika alama tano jinsi ya kuandaa mkutano kama ifuatavyo. Ya kwanza itakuwa fafanua lengo na matokeo yanayotarajiwa ya mkutano. Ya pili, chagua washiriki wanaofaa. Ya tatu ni panga mkutano; Pamoja na mambo mengine, andaa ajenda, chagua ukumbi, saa ya kuanza na muda na utume pamoja na nyaraka muhimu za mkutano kwa wale wanaopenda wakati wa kutosha ili waweze kuiandaa.
Nne, lazima tuzingatie muundo wa muundo ya mikutano, ambayo ni sheria za uendeshaji na kwa kweli jinsi dakika 30 ambazo mkutano unadumu zimeundwa na yaliyomo. Mwishowe, ni muhimu kutengeneza faili ya ufuatiliaji wa mkutano. Hakikisha kwamba washiriki wote wanafahamu makubaliano yaliyofanywa na, ikiwa tukio lolote la ufuatiliaji linapaswa kutekelezwa, ni kazi zipi zimepewa kila mmoja na wakati wa utekelezaji