Kazi ya VLOOKUP katika Excel - Mwongozo wa Waanzilishi: Sintaksia na Mifano

Leo tunaanza mfululizo wa makala zinazoelezea mojawapo ya vipengele muhimu zaidi vya Excel - VPR (VLOOKUP). Kazi hii, wakati huo huo, ni mojawapo ya ngumu zaidi na isiyoeleweka zaidi.

Katika somo hili VPR Nitajaribu kuweka misingi kwa urahisi iwezekanavyo ili kufanya mchakato wa kujifunza uwe wazi iwezekanavyo kwa watumiaji wasio na uzoefu. Kwa kuongeza, tutajifunza mifano kadhaa na fomula za Excel ambazo zitaonyesha matukio ya kawaida ya matumizi ya kazi VPR.

Kitendaji cha VLOOKUP katika Excel - maelezo ya jumla na sintaksia

Hivyo ni nini VPR? Kweli, kwanza kabisa, ni kazi ya Excel. Anafanya nini? Inatafuta thamani unayobainisha na kurudisha thamani inayolingana kutoka kwa safu wima nyingine. Kwa kusema kiufundi, VPR hutafuta thamani katika safu wima ya kwanza ya safu uliyopewa na kurudisha matokeo kutoka kwa safu wima nyingine katika safu mlalo sawa.

Katika maombi ya kawaida, kazi VPR hutafuta hifadhidata kwa kitambulisho fulani cha kipekee na kuchomoa baadhi ya taarifa zinazohusiana nacho kutoka kwa hifadhidata.

Herufi ya kwanza katika jina la fomula VPR (VLOOKUP) maana yake Вwima (Vwima). Kwa hiyo unaweza kutofautisha VPR kutoka GPR (HLOOKUP), ambayo hutafuta thamani katika safu mlalo ya juu ya masafa − Гmlalo (Hkwa usawa).

kazi VPR inapatikana katika Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, na Excel 2000.

Sintaksia ya chaguo za kukokotoa za VLOOKUP

kazi VPR (VLOOKUP) ina syntax ifuatayo:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;[интервальный_просмотр])

Kama unaweza kuona, kazi VPR katika Microsoft Excel ina chaguzi 4 (au hoja). Tatu za kwanza ni za lazima, za mwisho ni za hiari.

  • kupakua_value (lokup_value) - Thamani ya kutafuta. Hii inaweza kuwa thamani (nambari, tarehe, maandishi) au marejeleo ya seli (iliyo na thamani ya kuangalia), au thamani iliyorejeshwa na chaguo za kukokotoa zingine za Excel. Kwa mfano, fomula hii itatafuta thamani 40:

    =VLOOKUP(40,A2:B15,2)

    =ВПР(40;A2:B15;2)

Ikiwa thamani ya utafutaji ni chini ya thamani ndogo zaidi katika safu wima ya kwanza ya safu inayotazamwa, chaguo la kukokotoa VPR itaripoti hitilafu #KATIKA (#N/A).

  • meza_array (meza) - safu mbili au zaidi za data. Kumbuka, kazi VPR daima hutafuta thamani katika safu wima ya kwanza ya masafa iliyotolewa katika hoja meza_array (meza). Masafa yanayoonekana yanaweza kuwa na data mbalimbali, kama vile maandishi, tarehe, nambari, booleans. Chaguo la kukokotoa halina hisia, kumaanisha herufi kubwa na ndogo huchukuliwa kuwa sawa. Kwa hivyo formula yetu itatafuta thamani 40 katika seli kutoka A2 kwa A15, kwa sababu A ni safu wima ya kwanza ya safu A2:B15 iliyotolewa kwenye hoja meza_array (meza):

    =VLOOKUP(40,A2:B15,2)

    =ВПР(40;A2:B15;2)

  • col_index_num (nambari_ya_safu) ni nambari ya safu wima katika safu iliyotolewa ambapo thamani katika safu mlalo iliyopatikana itarejeshwa. Safu wima ya kushoto kabisa katika safu uliyopewa ni 1, safu ya pili ni 2, safu ya tatu ni 3 Nakadhalika. Sasa unaweza kusoma formula nzima:

    =VLOOKUP(40,A2:B15,2)

    =ВПР(40;A2:B15;2)

    Mfumo unaotafuta thamani 40 katika safu A2: A15 na hurejesha thamani inayolingana kutoka safu wima B (kwa sababu B ni safu wima ya pili katika safu A2:B15).

Ikiwa thamani ya hoja col_index_num (nambari_ya_safu) chini ya 1basi VPR itaripoti hitilafu #THAMANI! (#THAMANI!). Na ikiwa ni zaidi ya idadi ya safu wima katika safu meza_array (meza), chaguo la kukokotoa litarudisha hitilafu #REF! (#KIUNGO!).

  • tafuta_masafa (range_lookup) - huamua nini cha kutafuta:
    • mechi halisi, hoja lazima iwe sawa UONGO (UONGO);
    • takriban mechi, hoja sawa KANUNI YA KWELI (TRUE) au haijabainishwa kabisa.

    Kigezo hiki ni cha hiari, lakini ni muhimu sana. Baadaye katika somo hili VPR Nitakuonyesha baadhi ya mifano inayoelezea jinsi ya kuandika fomula za kutafuta mlinganisho kamili na wa takriban.

VLOOKUP Mifano

Natumaini kazi VPR kuwa wazi kidogo kwako. Sasa hebu tuangalie baadhi ya kesi za matumizi VPR katika fomula zenye data halisi.

Jinsi ya kutumia VLOOKUP kutafuta katika laha nyingine ya Excel

Kwa mazoezi, fomula zilizo na kazi VPR hazitumiki sana kutafuta data kwenye lahakazi sawa. Mara nyingi zaidi, utakuwa ukitafuta na kupata maadili yanayolingana kutoka kwa laha nyingine.

Ili kutumia VPR, tafuta katika karatasi nyingine ya Microsoft Excel, Lazima katika hoja meza_array (Jedwali) bainisha jina la laha lenye alama ya mshangao ikifuatwa na safu ya visanduku. Kwa mfano, formula ifuatayo inaonyesha kwamba mbalimbali A2: B15 iko kwenye karatasi yenye jina Sheet2.

=VLOOKUP(40,Sheet2!A2:B15,2)

=ВПР(40;Sheet2!A2:B15;2)

Bila shaka, jina la laha si lazima liingizwe kwa mikono. Anza tu kuandika fomula, na linapokuja suala la hoja meza_array (meza), badilisha kwa karatasi inayotaka na uchague safu unayotaka ya seli na panya.

Fomula iliyoonyeshwa kwenye picha ya skrini iliyo hapa chini inatafuta maandishi “Bidhaa 1” katika safu wima A (ni safu wima ya 1 ya safu A2:B9) kwenye lahakazi. bei.

=VLOOKUP("Product 1",Prices!$A$2:$B$9,2,FALSE)

=ВПР("Product 1";Prices!$A$2:$B$9;2;ЛОЖЬ)

Tafadhali kumbuka kwamba unapotafuta thamani ya maandishi, lazima uiambatishe katika alama za nukuu (“”), kama kawaida hufanywa katika fomula za Excel.

Kwa hoja meza_array (meza) inashauriwa kutumia marejeleo kamili kila wakati (na alama ya $). Katika kesi hii, safu ya utafutaji itasalia bila kubadilika wakati wa kunakili fomula kwenye seli zingine.

Tafuta kwenye kitabu kingine cha kazi ukitumia VLOOKUP

Kufanya kazi VPR ilifanya kazi kati ya vitabu viwili vya Excel, unahitaji kutaja jina la kitabu cha kazi kwenye mabano ya mraba kabla ya jina la karatasi.

Kwa mfano, hapa chini kuna fomula inayotafuta thamani 40 kwenye karatasi Sheet2 kwenye kitabu Nambari.xlsx:

=VLOOKUP(40,[Numbers.xlsx]Sheet2!A2:B15,2)

=ВПР(40;[Numbers.xlsx]Sheet2!A2:B15;2)

Hapa kuna njia rahisi zaidi ya kuunda fomula katika Excel na VPRambayo inaunganisha kwenye kitabu kingine cha kazi:

  1. Fungua vitabu vyote viwili. Hii haihitajiki, lakini ni rahisi kuunda formula kwa njia hii. Hutaki kuingiza jina la kitabu cha kazi mwenyewe, sivyo? Kwa kuongeza, itakulinda kutokana na makosa ya ajali.
  2. Anza kuandika kitendakazi VPRna inapokuja kwenye hoja meza_array (meza), badilisha hadi kitabu kingine cha kazi na uchague safu ya utafutaji inayohitajika ndani yake.

Picha ya skrini iliyo hapa chini inaonyesha fomula na utafutaji uliowekwa kwa masafa katika kitabu cha kazi PriceList.xlsx kwenye karatasi bei.

kazi VPR itafanya kazi hata ukifunga kitabu cha kazi kilichotafutwa na njia kamili ya faili ya kitabu cha kazi inaonekana kwenye upau wa fomula, kama inavyoonyeshwa hapa chini:

Ikiwa jina la kitabu cha kazi au laha lina nafasi, basi lazima liambatanishwe na viapostrofi:

=VLOOKUP(40,'[Numbers.xlsx]Sheet2'!A2:B15,2)

=ВПР(40;'[Numbers.xlsx]Sheet2'!A2:B15;2)

Jinsi ya kutumia fungu la visanduku au jedwali lililotajwa katika fomula na VLOOKUP

Ikiwa unapanga kutumia safu sawa ya utaftaji katika vitendaji vingi VPR, unaweza kuunda safu iliyotajwa na kuingiza jina lake kwenye fomula kama hoja meza_array (meza).

Ili kuunda safu iliyotajwa, chagua tu seli na uweke jina linalofaa kwenye uwanja Jina la kwanza, upande wa kushoto wa upau wa fomula.

Sasa unaweza kuandika fomula ifuatayo ya kupata bei ya bidhaa Bidhaa 1:

=VLOOKUP("Product 1",Products,2)

=ВПР("Product 1";Products;2)

Majina mengi ya safu hufanya kazi kwa kitabu chote cha Excel, kwa hivyo hakuna haja ya kutaja jina la laha kwa hoja meza_array (meza), hata kama fomula na safu ya utafutaji ziko kwenye laha kazi tofauti. Ikiwa ziko kwenye vitabu tofauti vya kazi, basi kabla ya jina la safu unahitaji kutaja jina la kitabu cha kazi, kwa mfano, kama hii:

=VLOOKUP("Product 1",PriceList.xlsx!Products,2)

=ВПР("Product 1";PriceList.xlsx!Products;2)

Kwa hivyo formula inaonekana wazi zaidi, unakubali? Pia, kutumia visanduku vilivyotajwa ni njia mbadala nzuri ya marejeleo kamili kwa sababu safu iliyotajwa haibadiliki unaponakili fomula kwenye visanduku vingine. Hii inamaanisha kuwa unaweza kuwa na uhakika kwamba safu ya utafutaji katika fomula itabaki kuwa sahihi kila wakati.

Ukibadilisha anuwai ya seli kuwa lahajedwali kamili ya Excel kwa kutumia amri Meza (Jedwali) kichupo insertion (Ingiza), kisha unapochagua masafa na kipanya, Microsoft Excel itaongeza kiotomatiki majina ya safu wima (au jina la jedwali ukichagua jedwali zima) kwenye fomula.

Fomu iliyokamilishwa itaonekana kama hii:

=VLOOKUP("Product 1",Table46[[Product]:[Price]],2)

=ВПР("Product 1";Table46[[Product]:[Price]];2)

Au labda kama hii:

=VLOOKUP("Product 1",Table46,2)

=ВПР("Product 1";Table46;2)

Unapotumia visanduku vilivyotajwa, viungo vitaelekeza kwenye visanduku sawa bila kujali mahali unaponakili chaguo la kukokotoa VPR ndani ya kitabu cha kazi.

Kutumia Kadi Pori katika Mifumo ya VLOOKUP

Kama ilivyo kwa kazi zingine nyingi, VPR Unaweza kutumia herufi zifuatazo za kadi-mwitu:

  • Alama ya swali (?) - inachukua nafasi ya herufi yoyote.
  • Nyota (*) - inachukua nafasi ya mlolongo wowote wa wahusika.

Kutumia Kadi Pori katika Kazi VPR inaweza kuwa muhimu katika hali nyingi, kwa mfano:

  • Wakati hukumbuki haswa maandishi unayohitaji kupata.
  • Unapotaka kupata neno ambalo ni sehemu ya yaliyomo kwenye seli. Jua hilo VPR hutafuta kwa yaliyomo kwenye seli kwa ujumla, kana kwamba chaguo limewezeshwa Linganisha maudhui yote ya seli (Kisanduku kizima) katika utafutaji wa kawaida wa Excel.
  • Wakati seli ina nafasi za ziada mwanzoni au mwisho wa maudhui. Katika hali kama hiyo, unaweza kuweka akili zako kwa muda mrefu, ukijaribu kujua ni kwanini formula haifanyi kazi.

Mfano 1: Kutafuta maandishi yanayoanza au kumalizika na herufi fulani

Hebu tuseme unataka kutafuta mteja mahususi katika hifadhidata iliyoonyeshwa hapa chini. Hukumbuki jina lake la mwisho, lakini unajua kwamba huanza na "ack". Hapa kuna fomula ambayo itafanya kazi vizuri:

=VLOOKUP("ack*",$A$2:$C$11,1,FALSE)

=ВПР("ack*";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)

Kwa kuwa sasa una uhakika kuwa umepata jina sahihi, unaweza kutumia fomula sawa kutafuta kiasi kilicholipwa na mteja huyu. Ili kufanya hivyo, badilisha tu hoja ya tatu ya kazi VPR kwa nambari ya safu wima inayotaka. Kwa upande wetu, hii ni safu C (ya tatu katika safu):

=VLOOKUP("ack*",$A$2:$C$11,3,FALSE)

=ВПР("ack*";$A$2:$C$11;3;ЛОЖЬ)

Hapa kuna mifano zaidi na kadi-mwitu:

~ Tafuta jina linaloishia na "mtu":

=VLOOKUP("*man",$A$2:$C$11,1,FALSE)

=ВПР("*man";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)

~ Tafuta jina linaloanza na "tangazo" na kumalizia na "mwana":

=VLOOKUP("ad*son",$A$2:$C$11,1,FALSE)

=ВПР("ad*son";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)

~ Tunapata jina la kwanza kwenye orodha, linalojumuisha herufi 5:

=VLOOKUP("?????",$A$2:$C$11,1,FALSE)

=ВПР("?????";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)

Kufanya kazi VPR na kadi za mwitu zilifanya kazi kwa usahihi, kama hoja ya nne unapaswa kutumia kila wakati UONGO (UONGO). Ikiwa safu ya utafutaji ina zaidi ya thamani moja inayolingana na maneno ya utafutaji na kadi-mwitu, basi thamani ya kwanza iliyopatikana itarejeshwa.

Mfano wa 2: Changanya kadi-mwitu na marejeleo ya seli katika fomula za VLOOKUP

Sasa hebu tuangalie mfano ngumu zaidi wa jinsi ya kutafuta kwa kutumia kitendakazi VPR kwa thamani katika seli. Fikiri kwamba safu wima A ni orodha ya vitufe vya leseni, na safu wima B ni orodha ya majina yanayomiliki leseni. Kwa kuongeza, una sehemu (herufi kadhaa) ya aina fulani ya ufunguo wa leseni kwenye seli C1, na unataka kupata jina la mmiliki.

Hii inaweza kufanywa kwa kutumia formula ifuatayo:

=VLOOKUP("*"&C1&"*",$A$2:$B$12,2,FALSE)

=ВПР("*"&C1&"*";$A$2:$B$12;2;FALSE)

Fomula hii hutafuta thamani kutoka kwa kisanduku C1 katika safu uliyopewa na kurejesha thamani inayolingana kutoka safu wima B. Kumbuka kuwa katika hoja ya kwanza, tunatumia herufi ya ampersand (&) kabla na baada ya rejeleo la kisanduku ili kuunganisha mfuatano wa maandishi.

Kama unaweza kuona katika takwimu hapa chini, kazi VPR hurejesha "Jeremy Hill" kwa sababu ufunguo wake wa leseni una mfululizo wa herufi kutoka kisanduku C1.

Kumbuka kwamba hoja meza_array (Jedwali) katika picha ya skrini iliyo hapo juu ina jina la jedwali (Jedwali 7) badala ya kubainisha anuwai ya visanduku. Hivi ndivyo tulivyofanya katika mfano uliopita.

Ulinganifu kamili au wa kukadiria katika kitendakazi cha VLOOKUP

Na hatimaye, hebu tuangalie kwa karibu hoja ya mwisho ambayo imeainishwa kwa kazi hiyo VPR - tafuta_masafa (interval_view). Kama ilivyotajwa mwanzoni mwa somo, hoja hii ni muhimu sana. Unaweza kupata matokeo tofauti kabisa katika fomula sawa na thamani yake KANUNI YA KWELI (KWELI) au UONGO (UONGO).

Kwanza, hebu tujue nini Microsoft Excel inamaanisha kwa mechi halisi na takriban.

  • Ikiwa hoja tafuta_masafa (range_lookup) ni sawa na UONGO (FALSE), fomula hutafuta inayolingana kabisa, yaani, thamani sawa kabisa na iliyotolewa katika hoja kupakua_value (thamani_ya_kutazama). Ikiwa katika safu wima ya kwanza ya safu tuwezo_safu (meza) hukutana na maadili mawili au zaidi yanayolingana na hoja kupakua_value (search_value), kisha ya kwanza itachaguliwa. Ikiwa hakuna ulinganifu unaopatikana, chaguo la kukokotoa litaripoti hitilafu #KATIKA (#N/A). Kwa mfano, fomula ifuatayo itaripoti hitilafu #KATIKA (#N/A) ikiwa hakuna thamani katika safu A2:A15 4:

    =VLOOKUP(4,A2:B15,2,FALSE)

    =ВПР(4;A2:B15;2;ЛОЖЬ)

  • Ikiwa hoja tafuta_masafa (range_lookup) ni sawa na KANUNI YA KWELI (TRUE), fomula inatafuta takriban inayolingana. Kwa usahihi zaidi, kwanza kazi VPR hutafuta inayolingana kabisa, na ikiwa hakuna inayopatikana, chagua takriban. Kadirio la kulinganisha ni thamani kubwa zaidi ambayo haizidi thamani iliyobainishwa katika hoja. kupakua_value (thamani_ya_kutazama).

Ikiwa hoja tafuta_masafa (range_lookup) ni sawa na KANUNI YA KWELI (TRUE) au haijabainishwa, basi maadili katika safu wima ya kwanza ya safu inapaswa kupangwa kwa mpangilio wa kupanda, ambayo ni, kutoka ndogo hadi kubwa zaidi. Vinginevyo, kazi VPR inaweza kurudisha matokeo yenye makosa.

Ili kuelewa vyema umuhimu wa kuchagua KANUNI YA KWELI (UKWELI) au UONGO (FALSE), wacha tuangalie fomula zingine zilizo na chaguo la kukokotoa VPR na angalia matokeo.

Mfano 1: Kupata Ulinganifu Halisi na VLOOKUP

Kama unakumbuka, kutafuta mechi halisi, hoja ya nne ya kazi VPR lazima jambo UONGO (UONGO).

Wacha turudi kwenye meza kutoka kwa mfano wa kwanza na tujue ni mnyama gani anayeweza kusonga kwa kasi 50 maili kwa saa. Ninaamini kuwa fomula hii haitakuletea shida yoyote:

=VLOOKUP(50,$A$2:$B$15,2,FALSE)

=ВПР(50;$A$2:$B$15;2;ЛОЖЬ)

Kumbuka kwamba safu yetu ya utafutaji (safu A) ina thamani mbili 50 - katika seli A5 и A6. Fomula hurejesha thamani kutoka kwa seli B5. Kwa nini? Kwa sababu wakati wa kutafuta mechi halisi, kazi VPR hutumia thamani ya kwanza iliyopatikana inayolingana na ile inayotafutwa.

Mfano 2: Kutumia VLOOKUP Kupata Kadirio la Ulinganifu

Unapotumia kipengele VPR kutafuta takriban mechi, yaani wakati hoja tafuta_masafa (range_lookup) ni sawa na KANUNI YA KWELI (TRUE) au imeachwa, jambo la kwanza unahitaji kufanya ni kupanga fungu la visanduku kwa safu ya kwanza kwa mpangilio wa kupanda.

Hii ni muhimu sana kwa sababu kazi VPR inarudisha thamani kubwa inayofuata baada ya ile iliyotolewa, na kisha utaftaji unasimama. Ikiwa utapuuza upangaji sahihi, utaishia na matokeo ya kushangaza sana au ujumbe wa makosa. #KATIKA (#N/A).

Sasa unaweza kutumia moja ya fomula zifuatazo:

=VLOOKUP(69,$A$2:$B$15,2,TRUE) or =VLOOKUP(69,$A$2:$B$15,2)

=ВПР(69;$A$2:$B$15;2;ИСТИНА) or =ВПР(69;$A$2:$B$15;2)

Kama unavyoona, nataka kujua ni mnyama gani ana kasi ya karibu zaidi 69 maili kwa saa. Na hapa ndio matokeo kazi ilirudi kwangu VPR:

Kama unaweza kuona, formula ilirudisha matokeo Antelope (Antelope), ambaye kasi yake 61 maili kwa saa, ingawa orodha pia inajumuisha Duma (Duma) anayekimbia kwa kasi 70 maili kwa saa, na 70 ni karibu na 69 kuliko 61, sivyo? Kwa nini hii inatokea? Kwa sababu kazi VPR unapotafuta takriban inayolingana, hurejesha thamani kubwa zaidi ambayo si kubwa kuliko ile inayotafutwa.

Natumai mifano hii inatoa mwanga juu ya kufanya kazi na kazi VPR katika Excel, na haumtazami tena kama mgeni. Sasa hainaumiza kurudia kwa ufupi mambo muhimu ya nyenzo ambazo tumejifunza ili kurekebisha vizuri katika kumbukumbu.

VLOOKUP katika Excel - unahitaji kukumbuka hili!

  1. kazi VPR Excel haiwezi kuangalia kushoto. Daima hutafuta thamani katika safu wima ya kushoto kabisa ya safu iliyotolewa na hoja meza_array (meza).
  2. Katika kazi VPR thamani zote hazijali ukubwa wa herufi, yaani herufi ndogo na kubwa ni sawa.
  3. Ikiwa thamani unayotafuta ni chini ya thamani ya chini kabisa katika safu wima ya kwanza ya safu inayotazamwa, chaguo la kukokotoa VPR itaripoti hitilafu #KATIKA (#N/A).
  4. Ikiwa hoja ya 3 col_index_num (nambari_ya_safu) chini ya 1kazi VPR itaripoti hitilafu #THAMANI! (#THAMANI!). Ikiwa ni kubwa kuliko idadi ya safu wima katika safu meza_array (meza), chaguo la kukokotoa litaripoti hitilafu #REF! (#KIUNGO!).
  5. Tumia marejeleo ya seli kabisa katika hoja meza_array (meza) ili safu sahihi ya utaftaji ihifadhiwe wakati wa kunakili fomula. Jaribu kutumia safu au majedwali yaliyotajwa katika Excel kama njia mbadala.
  6. Unapotafuta takriban inayolingana, kumbuka kwamba safu wima ya kwanza katika safu unayotafuta lazima ipangwe kwa mpangilio wa kupanda.
  7. Hatimaye, kumbuka umuhimu wa hoja ya nne. Tumia maadili KANUNI YA KWELI (UKWELI) au UONGO (UONGO) kwa makusudi na utaondoa maumivu mengi ya kichwa.

Katika makala zifuatazo za mafunzo yetu ya kazi VPR katika Excel, tutajifunza mifano ya hali ya juu zaidi, kama vile kufanya mahesabu mbalimbali kwa kutumia VPR, kutoa thamani kutoka kwa safu wima nyingi, na zaidi. Asante kwa kusoma somo hili na ninatumai kukuona tena wiki ijayo!

Acha Reply