Yaliyomo
Asubuhi unahitaji kuandika orodha ya kazi, kuweka kipaumbele ... Na hiyo ndiyo yote, tumehakikishiwa siku yenye mafanikio? Kwa bahati mbaya hapana. Baada ya yote, hatuelewi kila wakati jinsi ya kutofautisha kuu kutoka kwa sekondari, muhimu kutoka kwa haraka. Pia tuna ugumu wa kuzingatia. Kocha wa biashara anaelezea jinsi ya kurekebisha.
"Kwa bahati mbaya, hali ambapo ninafanikiwa kuweka vipaumbele vyangu mbele ni kawaida badala ya ubaguzi. Ninajaribu kupanga kazi zangu kwa siku, nikionyesha jambo kuu, lakini mwisho wa siku ninahisi nimechoka kabisa kwa sababu ninachanganyikiwa na simu, mauzo madogo na mikutano. Kazi muhimu zaidi zinaendelea kuahirishwa, na mipango mikubwa ya mwaka inabaki imeandikwa kwenye vipande vya karatasi. Unaweza kufanya nini ili kujisaidia?" anauliza Olga, mwenye umri wa miaka 27.
Mara nyingi mimi hukutana na ombi kama hilo katika mafunzo juu ya ufanisi wa usimamizi. Wateja wanaamini kuwa sababu kuu ya shida yao ni ukosefu wa vipaumbele. Lakini kwa ukweli wao ni, mtu tu hajazingatia sana.
Na hatua ya kwanza katika kutatua suala hili ni kuchagua chombo sahihi cha kufanya kazi kwenye mkusanyiko wako. Inapaswa kuendana kabisa na sifa zako za kibinafsi: lazima uzingatie hali ya kazi yako na mahali pa kuishi.
Ili kuanza, unaweza kutumia njia kadhaa maarufu ambazo zimetambuliwa kwa muda mrefu kuwa za ufanisi. Ninajaribu kuzipendekeza kwa wateja ambao ndio tunaanza kufanya kazi nao.
Mbinu ya Kwanza: Elewa Vigezo vya Tathmini
Kwanza, jibu swali: Je, unatumia vigezo gani unapoweka vipaumbele? Jibu la kawaida ni kigezo cha «haraka». Pamoja nayo, kesi zote hupangwa kwa safu kulingana na tarehe ya mwisho. Na tu baada ya hapo tunaunda kazi mpya katika "mjenzi halisi" anayesababisha, tukirudisha nyuma zile ambazo zinaweza kukamilika baadaye.
Je, ni hasara gani za mbinu hii? Orodha ya vipaumbele vya leo inapaswa kujumuisha sio tu kile kitakachopoteza umuhimu kesho, ambayo ni, haraka, lakini pia kile tunachokiita "muhimu". Hiki ndicho kinachotusukuma kuelekea kufikiwa kwa lengo, au kinachoondoa vikwazo vizito katika njia ya kulifikia.
Na hapa wengi hufanya makosa ya kubadilisha vigezo. Laconically, hii inaweza kuonyeshwa kama ifuatavyo: "Hii ni ya haraka sana, kwa sababu ni muhimu sana!" "Hii ni muhimu sana kwa sababu tarehe ya mwisho ni kesho!" Lakini ikiwa orodha yako ya vipaumbele vya siku hiyo haina kazi zinazoongoza kwenye mafanikio ya malengo ambayo ni muhimu kwako, unahitaji kuchambua kwa uangalifu orodha yako ya mambo ya kufanya.
Unahitaji kuamua ni vigezo gani utakavyotumia kubainisha «uharaka» na «umuhimu» wa kazi na ikiwa unachanganya dhana hizi mbili.
Mbinu ya Pili: Tambua Kategoria Tatu za Vipaumbele
Kama unavyojua, upeo wa kupanga ni tofauti. Ikiwa tunazingatia upeo wa upangaji wa siku moja, basi ni bora kuendelea kama ifuatavyo:
- Weka kipaumbele kimoja cha juu kwa siku. Hii ndiyo kazi ambayo utatumia upeo wa muda wako na nishati leo;
- Tambua mambo matatu au manne ambayo utatumia wakati na bidii kidogo zaidi leo. Ni bora ikiwa utaandika muda gani (dakika tano, dakika kumi) unapanga kutumia kwenye kesi fulani. Hii itakuwa orodha yako ya "kipaumbele cha mwisho".
- Katika aina ya tatu itaanguka kile kinachoweza kuitwa "kesi za kanuni iliyobaki." Watakamilika ikiwa kuna wakati wa bure uliobaki kwao. Lakini ikiwa bado haijatambuliwa, haitaathiri chochote.
Hapa tunakabiliwa na swali: "Jinsi ya kutumia nishati ya juu kwenye "kipaumbele cha mwisho", bila kufahamu kuweka kando "kuu"? Njia ya tatu itasaidia kujibu.
Mbinu ya Tatu: Tumia Hali ya Muda Polepole
Tunatumia muda mwingi wa kufanya kazi katika hali ya "wakati wa haraka". Tunapaswa kushiriki katika michakato ya kawaida na kuchakata kiasi kikubwa cha habari.
"Muda wa polepole" ndiyo njia bora zaidi ya kuacha utaratibu wa "kukimbia kwenye gurudumu". Huu ni kujiangalia kwa uangalifu na mahali pa kuanzia kupata majibu ya maswali: "Ninafanya nini? Kwa ajili ya nini? Sifanyi nini na kwa nini?
Ili njia hii ifanye kazi vizuri zaidi, fuata miongozo hii mitatu:
- Ingiza katika utaratibu wako wa kila siku ibada fulani. Hii inapaswa kuwa shughuli inayojirudia siku nzima ambayo itakuweka katika hali ya "muda wa polepole". Inaweza kuwa mapumziko ya chai, na squats mara kwa mara. Ibada inapaswa kuchukua zaidi ya dakika 5 na kuruhusu kuwa peke yake. Na, kwa kweli, kukuletea furaha na raha - basi hutaahirisha hadi kesho.
- Kumbuka kwamba "wakati wa polepole" sio tu wakati wa kufurahia, lakini pia fursa ya kuongeza kuridhika kwako na hali ya "muda wa haraka". Na jiulize maswali matatu: "Ni matokeo gani ambayo ninapaswa kufikia leo?", "Ni hatua gani ndogo inayofuata kuelekea matokeo haya ambayo ninahitaji kuchukua?", "Ni nini kinachonizuia kutoka kwake na jinsi ya kutokerwa?" Maswali haya yatakusaidia kuweka malengo yako makuu akilini. Na kupanga hatua ndogo zifuatazo itakuwa kuzuia bora ya kuchelewesha.
- Tumia hali ya polepole mara mbili hadi nne kwa siku. Mara nyingi zaidi na nguvu unaathiriwa na mambo ya ulimwengu wa nje, mara nyingi unapaswa kubadili hali hii. Maswali matatu na dakika chache kwa kila somo zitatosha. Kigezo kuu ni kwamba inapaswa kukupa radhi. Lakini kumbuka: kutumia mbinu chini ya mara moja kwa siku sio kuifanya kabisa.