Kuweka na kutenganisha data katika Excel. Maagizo ya hatua kwa hatua na picha

Sasa ni zama za habari. Kiasi cha data ambacho watu wanapaswa kuchakatwa kila siku kinaongezeka zaidi na zaidi. Hii inatumika kwa maeneo yote ya maisha, ikiwa ni pamoja na kazi. Sasa kuna maeneo zaidi na zaidi ya shughuli za binadamu ambayo kuna haja ya papo hapo ya uwezo wa kusindika haraka kiasi kikubwa cha habari.

Moja ya vipengele vya Excel vinavyokuwezesha kufanya hivyo ni kupanga. Ukweli ni kwamba maelezo ya muundo husaidia kufanya kazi si kwa data zote zilizopo, lakini tu na sehemu ndogo. Ikiwa unapakia aina hiyo ya habari katika block moja, basi ni rahisi zaidi kwa kompyuta na kwa mtu mwenyewe. Karibu hakuna eneo ambalo muundo wa habari hautahitajika:

1. Usindikaji wa data ya mauzo. Maghala hupokea mara kwa mara makundi makubwa ya bidhaa mbalimbali kwa gharama tofauti, uzito, muuzaji, jina, na kadhalika. Data ya kupanga hurahisisha usogezaji katika safu hii yote ya habari.
2. Masomo. Ubora wa elimu na elimu ya kibinafsi unahusiana kwa karibu na jinsi habari ilivyoundwa vizuri. Kwa hiyo, ikiwa unapanga kwa usahihi data ya aina moja kwa upande, itakuwa rahisi kufanya kazi za vitendo tu zinazohusiana na takwimu, kwa mfano, lakini pia kazi za kinadharia, kuandaa kazi za nyumbani, na kadhalika.
3. Ripoti ya Uhasibu. Wahasibu mara kwa mara wanapaswa kushughulika na nambari, ambayo kila mmoja ina uhusiano na nambari nyingine. Na ili kuifanya iwe rahisi zaidi kufanya kazi na idadi kubwa ya maadili uXNUMXbuXNUMXyaliyounganishwa kwa kila mmoja na habari ya aina tofauti, ni rahisi sana kutumia kambi ya data.

Pia, kitendakazi cha kupanga data hukuruhusu kuficha habari iliyopitwa na wakati. Wacha tuone jinsi inavyofanya kazi na jinsi unavyoweza kuitumia.

Jinsi ya kuweka vigezo vya kazi

Ili kufanya kazi na kupanga data, lazima kwanza uisanidi. Ili kufanya hivyo, nenda kwenye kichupo cha "Data" na upate chaguo la "Muundo" hapo. Ifuatayo, paneli ya pop-up itaonekana ambayo unahitaji kupata kitufe kwenye kona ya chini ya kulia.

Baada ya hapo, dirisha litaonekana ambalo unahitaji kuchagua masanduku ya kuangalia sahihi na bonyeza kitufe cha OK. Mipangilio hii inadhibiti jinsi data itakavyoonyeshwa.

Muhimu: kwa vitendo, watu wengi huona kuwa haifai kuonyesha jumla chini ya data. Kwa hiyo, unaweza kuacha kisanduku hiki bila kuchaguliwa. Inapendekezwa pia kuangalia kisanduku cha "Mitindo ya Kiotomatiki".

Baada ya kukamilisha hatua hizi, unaweza kuanza mara moja kuweka maelezo ya kikundi.

Jinsi ya kupanga data kwa safu

Sasa hebu tuone kile kinachohitajika kufanywa kwa safu za kikundi, kwa vitendo.

1. Unda safu mlalo mpya juu au chini ya zile tunazotaka kupanga. Yote inategemea ni njia gani ya kuonyesha matokeo ilichaguliwa katika hatua ya awali.
2. Hatua inayofuata ni kuunda kichwa cha jedwali katika kisanduku cha juu kushoto cha safu mlalo iliyoongezwa. Hili litakuwa jina la kikundi ambamo seli zitaunganishwa ambazo ni za kawaida kwa msingi fulani.
3. Chagua seli zote kwenye eneo chini ya safu mlalo mpya iliyoundwa au juu yake (kulingana na kile tulichofanya katika hatua ya kwanza). Baada ya hayo, tunatafuta kitufe cha "Muundo" kwenye kichupo cha data na huko tunapata chaguo la "Kikundi". Ni muhimu sio kubofya mshale au jina la amri kwenye paneli ya pop-up, lakini kwenye icon.

Ikiwa bado unabonyeza mshale wa chini, menyu ya ziada itaonekana ambayo unaweza kuchagua kazi ya kupanga au kuunda muundo. Tuna nia ya kimsingi katika kupanga vikundi katika hatua hii.

Baada ya hayo, tunachagua kipengele kikuu ambacho kikundi kitafanywa. Inaweza kuwa safu au safu. Ikiwa hutabadilisha chochote, basi kipengee cha kwanza kinachaguliwa kwa default. Baada ya kuhakikisha kuwa mipangilio imewekwa kama tunavyohitaji, tunahitaji kuthibitisha vitendo vyetu kwa kubonyeza kitufe cha OK. Kwa kuwa tunapanga kikundi kwa safu, hatuhitaji kubadilisha chochote, tunahitaji tu kuangalia mara mbili.

Muhimu: ikiwa, kabla ya kuanza kupanga vitu, hutachagua seli, lakini safu wima nzima au safu kwenye paneli ya kuratibu, basi sanduku hili la mazungumzo halitaonekana. Programu itaamua nini cha kufanya peke yake.

Ukweli kwamba mistari iliwekwa kwenye vikundi, tunaweza kuelewa kwa ishara ya minus kwenye paneli ya kuratibu. Hii inatuambia kuwa data ilifichuliwa. Sasa tunaweza kuwaficha kwa kubofya ikoni hii au kwa kubofya kitufe cha 1 juu kidogo (inaonyesha kiwango cha kambi).

Tunaona kuwa mistari imefichwa, na ishara ya minus imebadilika kuwa nyongeza. Ili kufungua mstari uliotaka, unaweza kubofya juu yake, na kisha programu itafanya peke yake. Ikiwa unahitaji kupanua mistari yote, basi unahitaji kubofya kitufe cha "2", ambacho kiko juu ya jopo la kuratibu katika kesi hii.

Jinsi ya kupanga safu wima

Ili kuweka safu wima, algorithm ya vitendo ni takriban sawa:

1. Kulingana na chaguo gani tumechagua katika mipangilio, tunahitaji kuingiza safu mpya upande wa kushoto au wa kulia wa eneo ambalo litawekwa.
2. Tunaandika jina la kikundi kwenye seli ya juu kabisa ya safu iliyoonekana.
3. Tunachagua safu zote ambazo tunahitaji kuweka kikundi (tu acha tu tuliyoongeza katika hatua ya kwanza), na kisha bofya kitufe cha "Kikundi" kwa njia sawa na algorithm iliyoelezwa hapo juu.
4. Sasa tunahitaji kubofya kipengee cha "Safu" kwenye dirisha ndogo na bonyeza kitufe cha "OK".
5. Bahati njema.

Kumbuka. Kama vile tu wakati wa kupanga safu mlalo, tukichagua safu wima nzima katika upau wa kuratibu mlalo, hatupati kisanduku kidogo cha mazungumzo.

Jinsi ya kutengeneza vikundi vya ngazi nyingi

Excel ni programu inayofanya kazi, lakini uwezekano wake hauishii kwa kuweka kikundi cha kiwango kimoja, kama ilivyoelezewa katika mifano hapo juu. Pia kuna uwezo wa kupanga seli kwa viwango kadhaa. Hii inafanywa kwa njia ifuatayo:

1. Kuanza, kikundi kikuu kinaundwa kwa njia iliyoelezwa hapo juu. Vikundi vidogo vitaongezwa kwake.
2. Baada ya hayo, tunahakikisha kwamba kikundi kikuu kinafunguliwa. Ndani yake, sisi pia hufanya vitendo vilivyoelezwa hapo juu. Hatua mahususi hutegemea ikiwa mtu huyo anafanya kazi na safu mlalo au safu wima.
3. Matokeo yake, vikundi vya ngazi kadhaa vinaweza kuundwa.

Maagizo ya kutenganisha data

Hali inaweza kutokea wakati kikundi kilichoundwa hapo awali au kikundi kidogo hakihitajiki tena. Kuna kazi tofauti kwa hii - "Ondoa kikundi". Ili kutekeleza, unahitaji kufuata hatua zifuatazo:

1. Chagua vipengele ambavyo ni sehemu ya kikundi.
2. Fungua kichupo cha "Data".
3. Tunapata kikundi cha "Muundo" hapo, fungua kwa mshale hapa chini.
4. Huko, bofya kitufe cha "Ondoa kikundi". Ni muhimu sana kubonyeza icon, sio uandishi.

Ifuatayo, tunachagua ni nini hasa tunataka kutenganisha. Tunachagua kipengee kinachofaa kulingana na kile tulichoweka hapo awali. Baada ya kukamilisha kitendo, bonyeza kitufe cha OK.

Attention! Ikiwa kabla ya hapo kikundi cha ngazi nyingi kilifanywa au vikundi kadhaa tofauti viliundwa, basi wanapaswa kurekebishwa tofauti.

Hapa pia tunapokea matokeo kama haya.

Hii ni algorithm ya jumla ya kutenganisha seli, lakini kama katika biashara yoyote, kuna nuances nyingi. Hebu tuziangalie kwa undani zaidi.

Jinsi ya kutenganisha karatasi

Inaweza kuwa muhimu kutenganisha laha mara kwa mara. Ili kufanya hivyo, lazima ufanye mlolongo ufuatao wa vitendo:

1. Kuanza, tunapata karatasi hizo ambazo zimewekwa kwa vikundi. Ikiwa karatasi zimepangwa mapema, zitaonyeshwa kwa rangi sawa au kichwa kitakuwa cha maandishi.
2. Baada ya hayo, unahitaji kubonyeza kulia kwenye moja ya karatasi kutoka kwa kikundi, na kisha bonyeza kitufe cha "Ondoa karatasi" kwenye menyu ya muktadha. Sasa watakuwa hawajaunganishwa, na mabadiliko yote yatafanywa kwao bila ya wengine.

Njia nyingine ya kutenganisha laha ni kwa kutumia kitufe cha Shift na kisha kubofya karatasi inayotumika kwenye kikundi unachotaka kutenganisha. Hiyo ni, unahitaji kufafanua kikundi ambacho kutenganisha kunahitajika, kisha bofya kwenye tabo moja, na kisha ubofye juu yake huku ukishikilia kitufe cha Shift.

Baada ya mabadiliko kufanywa, sasa unaweza kupanga baadhi ya laha. Ili kufanya hivyo, bonyeza kitufe cha Ctrl au Cmd (ya kwanza ni ya kompyuta inayoendesha Windows, na ya pili ni ya teknolojia ya Apple), na wakati unashikilia kitufe, bonyeza kwenye karatasi ambazo unataka kuchanganya kwenye kikundi. Baada ya hapo, programu itafanya kila kitu kwa mtumiaji.

Jinsi ya kutenganisha data iliyopangwa kwa mikono

Kabla ya kutenganisha seli, lazima kwanza uelewe jinsi zilivyopangwa: kwa mikono au kiotomatiki. Kikundi cha mwongozo kinazingatiwa njia iliyoelezwa hapo juu. Uzalishaji otomatiki wa vikundi ni wakati zinaundwa kwa kutumia vitendaji fulani. Kwa mfano, baada ya kuzalisha subtotals. Ukweli kwamba fursa hii ilitumiwa inaweza kueleweka kutoka kwa mstari "Matokeo ya Kati".

Ikiwa data iliwekwa kwenye kikundi kupitia kazi ya jina moja Excel, basi ili kuivunja, unahitaji kuhakikisha kuwa kikundi kimetumwa. Ikiwa sivyo, basi unahitaji kubofya kitufe cha + kwenye upau wa kando upande wa kushoto. Ukweli kwamba kikundi kinatumiwa, tunaweza kuhukumu kwa kifungo - mahali pale. Tunapopanua kikundi, tunaanza kuona safu na vikundi vilivyofichwa. Baada ya hayo, kwa kutumia kibodi au kifungo cha kushoto cha mouse, chagua seli zote kwenye kikundi, na kisha - kulingana na algorithm iliyoelezwa hapo juu.

Watu wachache wanajua kuwa kuna njia nyingine ya kutenganisha seli zilizowekwa kwa mikono - kwa kutumia hotkeys.

Ili kufanya hivyo, lazima kwanza uchague nguzo hizo ambazo zimeunganishwa, na kisha ubofye funguo za mshale wa Alt + Shift + Kushoto. Ikiwa kazi inafanywa kwenye kompyuta iliyodhibitiwa chini ya Mac OS, basi unahitaji kutumia mchanganyiko muhimu Amri + Shift + J.

Jinsi ya kutenganisha data iliyopangwa kiotomatiki

Ikiwa, kama matokeo ya hundi iliyofanywa katika aya iliyotangulia, ikawa kwamba data iliwekwa moja kwa moja, basi kila kitu ni ngumu zaidi, kwani kazi ya kawaida ya ungroup haitafanya kazi katika kesi hii. Vitendo hutegemea ni nini hasa kilifanya uwekaji kambi wa data. Ikiwa hii ni chaguo la kukokotoa la "Jumla ndogo", basi mlolongo wa vitendo ni kama ifuatavyo.

1. Tunafungua kichupo sawa na data kwenye jopo kuu (au Ribbon, kama vile pia huitwa mara nyingi).
2. Baada ya kubofya kitufe cha "Subtotals" (ambayo ndiyo hasa tunahitaji kufanya kama hatua ya pili), tutakuwa na dirisha. Kitufe yenyewe iko katika sehemu sawa - Muundo. Baada ya hayo, dirisha litaonekana ambalo tunahitaji kubofya kitufe cha "Futa Yote". Inaweza kupatikana kwenye kona ya chini kushoto ya dirisha au mahali pengine (kulingana na toleo la Ofisi na programu maalum ya lahajedwali).

Attention! Njia hii huondoa sio tu kikundi, lakini pia subtotals. Kwa hivyo, ikiwa unahitaji kuziweka, ni bora kunakili vipengee vya kikundi kwenye karatasi nyingine na kuzitumia kama ambazo hazijajumuishwa.

Pendekezo dhabiti kwa shughuli zozote zilizo na jedwali la kuweka data kwenye kikundi au kutenganisha. Kabla ya kufanya hivyo, unahitaji kufanya nakala ya meza ya awali. Katika kesi hii, unaweza kurejesha mtazamo wa awali wa hati ikiwa kitu haiendi kulingana na mpango.

Kwa hivyo, Excel ina utendaji mpana sana wa kuunda data. Bila shaka, haitaweza kufanya kila kitu kwa mtu, lakini inakuwezesha kupanga kazi kwa urahisi zaidi na data iliyopangwa. Mengine itabidi yafanywe na mtu. Hata hivyo, hii ni chombo cha kazi sana ambacho kitakuwa muhimu sana kwa wale ambao wanapaswa kufanya kazi kwa kiasi kikubwa cha habari za nambari na maandishi.