Yaliyomo
Kufanya kazi na wakati na tarehe ni kipengele muhimu cha kutumia Microsoft Excel. Leo utajifunza jinsi unavyoweza kuweka tarehe kwa njia tofauti, jinsi ya kubainisha tarehe ya leo kwa kutumia muhuri wa muda, au kutumia thamani zinazobadilika kwa nguvu. Pia utaelewa ni hatua gani unaweza kutumia kujaza safu au safu na siku za wiki.
Kuna chaguzi kadhaa za kuongeza tarehe kwenye Excel. Kulingana na malengo gani unayofuata, vitendo ni tofauti. Na kazi zinaweza kuwa chochote: taja tarehe ya leo au ongeza tarehe kwenye karatasi, ambayo itasasishwa kiatomati na kuonyesha kila wakati kile kilicho kwenye saa na kalenda. Au unataka lahajedwali ijazwe kiotomatiki na siku za kazi, au unataka kuweka tarehe nasibu. Haijalishi ni malengo gani unayofuata, leo utajifunza jinsi ya kuyatimiza.
Jinsi ya kuingiza tarehe katika Excel
Mtumiaji anaweza kuingiza tarehe kwenye lahajedwali kwa kutumia mbinu na miundo mbalimbali. Kwa mfano, unaweza kuiandika kama Januari 1, 2020, au unaweza kuiandika kama Januari 1.01.2020, XNUMX. Bila kujali umbizo la kubainisha tarehe, programu itaamua kiotomatiki kuwa mtumiaji anataka kuirekodi. Mara nyingi, programu yenyewe inaunda thamani kulingana na muundo uliowekwa kwenye Windows, lakini katika hali nyingine uundaji unawezekana kwa fomu iliyotajwa na mtumiaji.
Kwa hali yoyote, ikiwa muundo wa tarehe ya mtumiaji hauridhishi, anaweza kuibadilisha katika mipangilio ya seli. Jinsi ya kuelewa kuwa thamani ambayo mtumiaji alitaja, Excel alifafanua kama tarehe? Hii inaonyeshwa kwa usawa wa thamani kwa haki, na sio kushoto.
Ikiwa Excel haikuweza kuamua data iliyoingia na kupeana fomati sahihi, na unaona kuwa hazipo kwenye makali ya kulia ya seli, basi unaweza kujaribu kuingiza tarehe katika muundo mwingine wowote ambao uko karibu na ile ya kawaida. . Ili kuona ni zipi zilizopo sasa, unaweza kwenda kwenye menyu ya "Fomati ya Kiini", ambayo inaweza kupatikana katika sehemu ya "Nambari", ambayo iko kwenye kichupo cha "Nyumbani".
Iwapo kuna haja ya hili, mtumiaji anaweza kubadilisha kwa urahisi mtazamo wa uwakilishi wa seli ambayo imerekodiwa kama ile iliyo na tarehe. Ili kufanya hivyo, unaweza kutumia dirisha sawa la Seli za Umbizo ambalo lilielezwa hapo juu.
Inaweza pia kuitwa kwa kutumia mchanganyiko muhimu Ctrl + 1.
Wakati mwingine mtumiaji anakabiliwa na hali ambapo kiini kinaonyeshwa kwa namna ya idadi kubwa ya grids zilizomo ndani yake. Kama sheria, hii inaonyesha kuwa programu inauliza mtumiaji kuongeza saizi za seli. Kurekebisha tatizo hili ni rahisi sana. Inatosha kubofya mara mbili kwenye mpaka wa kulia wa safu ambayo kosa hili linaonyeshwa. Baada ya hayo, upana wa seli katika safu hii utatambuliwa moja kwa moja, kulingana na urefu mkubwa zaidi wa kamba ya maandishi iliyo ndani yake.
Vinginevyo, unaweza kuweka upana sahihi kwa kuburuta mpaka wa kulia hadi upana wa kisanduku uwe sahihi.
Kuingiza tarehe na wakati wa sasa
Kuna chaguzi mbili za kuingiza wakati na tarehe ya sasa katika Excel: tuli na yenye nguvu. Ya kwanza hutumika kama muhuri wa muda. Chaguo la pili hukuruhusu kuweka tarehe na wakati wa sasa kwenye seli.
Je, nini kifanyike ili kuhakikisha kwamba muhuri wa muda unasasishwa kila wakati? Ili kufanya hivyo, tumia fomula sawa na hapa chini. Wataonyesha kila wakati tarehe na wakati wa sasa.
Ikiwa unahitaji kuweka wakati tuli, basi unaweza kutumia zana maalum za Excel ambazo huitwa kutumia funguo za moto:
- Ctrl + ; au Ctrl + Shift + 4 - vitufe hivi vya moto huingiza kiotomatiki kwenye kisanduku tarehe ambayo ni muhimu wakati mtu anapobofya vitufe hivi.
- Ctrl + Shift + ; au Ctrl+Shift+6 - kwa msaada wao unaweza kurekodi wakati wa sasa.
- Ikiwa unahitaji kuingiza wakati na tarehe ambayo ni muhimu kwa sasa, lazima kwanza ubonyeze mchanganyiko wa ufunguo wa kwanza, kisha ubofye upau wa nafasi na uite mchanganyiko wa pili.
Ni funguo gani maalum za kutumia? Yote inategemea mpangilio ambao umeamilishwa kwa sasa. Ikiwa mpangilio wa Kiingereza unaendelea sasa, basi mchanganyiko wa kwanza hutumiwa, lakini ikiwa mpangilio ni wa pili (yaani, unaofuata mara moja baada ya neno "au").
Ikumbukwe kwamba matumizi ya hotkeys hizi sio bora kila wakati. Katika baadhi ya matukio, mchanganyiko mmoja tu ulioelezwa hapo juu hufanya kazi, bila kujali ni lugha gani iliyochaguliwa. Kwa hivyo, njia bora ya kuelewa ni ipi ya kutumia ni kupima.
Kama sheria, muundo ni kama ifuatavyo: yote inategemea ni lugha gani iliwekwa wakati faili ilifunguliwa. Ikiwa Kiingereza, basi hata ukibadilisha mpangilio kuwa , hali haitabadilika kabisa. Ikiwa lugha iliwekwa, basi hata ukibadilisha kwa Kiingereza, basi unahitaji kutumia fomula inayofaa kwa lugha.
Jinsi ya kuweka muhuri wa muda wa kudumu kiotomatiki (na fomula)
Ili seli iweze kuonyesha wakati kila wakati, kuna fomula maalum. Lakini fomula maalum inategemea ni kazi gani mtumiaji anafuata. Kwa hiyo, ikiwa maonyesho ya kawaida ya muda katika meza ni ya kutosha, basi unahitaji kutumia kazi TDATA(), ambayo haina hoja yoyote. Baada ya kuiingiza kwenye seli, tunabadilisha muundo wake kwa "Muda" kwa njia iliyoelezwa hapo juu.
Ikiwa baadaye, kulingana na data hii, utafanya kitu kingine na kutumia matokeo katika fomula, basi ni bora kutumia kazi mbili mara moja: =TAREHE()-LEO()
Matokeo yake, idadi ya siku itakuwa sifuri. Kwa hivyo, muda pekee ndio utakaosalia kama matokeo yaliyorejeshwa na fomula hii. Lakini hapa unahitaji pia kutumia umbizo la wakati ili kila kitu kifanye kazi kama saa. Wakati wa kutumia formula, unahitaji kuzingatia nuances zifuatazo:
- Data haijasasishwa kila wakati. Ili tarehe na wakati ubadilike kwa sasa, lazima ufunge dirisha, ukiwa umeihifadhi hapo awali, kisha uifungue tena. Pia, sasisho hutokea ikiwa unawezesha macro ambayo imeundwa kwa kazi hii.
- Chaguo hili la kukokotoa hutumia saa ya mfumo kama chanzo chake cha data. Kwa hivyo, ikiwa imeundwa vibaya, fomula pia haitafanya kazi vizuri. Kwa hiyo, inashauriwa kuweka utambuzi wa moja kwa moja wa tarehe na wakati kutoka kwenye mtandao.
Sasa hebu tufikirie hali kama hiyo. Tuna meza yenye orodha ya bidhaa ziko kwenye safu A. Mara tu baada ya kutumwa, mteja lazima aingize thamani "Ndiyo" kwenye seli maalum. Kazi: kurekebisha moja kwa moja wakati ambapo mtu aliandika neno "Ndiyo" na wakati huo huo uilinde kutokana na kubadilishwa.
Je, ni hatua gani zinaweza kuchukuliwa ili kufikia lengo hili? Kwa mfano, unaweza kujaribu kutumia kazi KAMA, ambayo pia itakuwa na kazi sawa, lakini ikiwa na data kulingana na thamani ya seli nyingine. Ni rahisi zaidi kuonyesha hii kwa mfano. Formula itaonekana kama hii: =IF(B2=”Ndiyo”, IF(C2=””; TAREHE(); C2); “”)
Hebu tufafanue fomula hii.
- B ni safu ambayo tunahitaji kurekodi uthibitisho wa uwasilishaji.
- C2 ni kisanduku ambapo muhuri wa saa utaonyeshwa baada ya sisi kuandika neno "Ndiyo" katika kisanduku B2.
Fomula hapo juu inafanya kazi kama ifuatavyo. Hukagua ili kuona kama neno "Ndiyo" liko kwenye seli B2. Ikiwa ndivyo, basi ukaguzi wa pili unafanywa ambao huangalia ikiwa kisanduku C2 hakina kitu. Ikiwa ndivyo, basi tarehe na wakati wa sasa hurejeshwa. Ikiwa hakuna kazi yoyote hapo juu IF vyenye vigezo vingine, basi hakuna mabadiliko.
Ikiwa ungependa kigezo kiwe "ikiwa angalau thamani fulani iko", basi unahitaji kutumia opereta "si sawa" <> katika hali hiyo. Katika kesi hii, formula itaonekana kama hii: =IF(B2<>“”; IF(C2=””; TAREHE(); C2); “”)
Fomula hii inafanya kazi kama hii: kwanza, hukagua kama kuna angalau baadhi ya maudhui kwenye kisanduku. Ikiwa ndio, basi hundi ya pili imeanza. Zaidi ya hayo, mlolongo wa vitendo unabaki sawa.
Kwa utendakazi kamili wa fomula hii, lazima uwezeshe hesabu ingiliani kwenye kichupo cha "Faili" na katika sehemu ya "Chaguo - Fomula". Katika kesi hii, haifai kuhakikisha kuwa seli inarejelewa kwake. Utendaji utakuwa mbaya zaidi kutoka kwa hili, lakini utendaji hautaboresha.
Jinsi ya kujaza kiotomatiki tarehe katika Excel
Ikiwa unahitaji kujaza zaidi ya meza na tarehe, basi unaweza kutumia kipengele maalum kinachoitwa autocomplete. Wacha tuangalie kesi maalum za matumizi yake.
Tuseme tunahitaji kujaza orodha ya tarehe, ambayo kila moja ni ya zamani kwa siku moja kuliko ya awali. Katika kesi hii, lazima utumie kukamilisha kiotomatiki kama ungefanya na thamani nyingine yoyote. Kwanza unahitaji kutaja tarehe ya kwanza kwenye seli, na kisha utumie alama ya kukamilisha kiotomatiki ili kusogeza fomula chini au kulia, kulingana na mlolongo ambao habari kwenye jedwali iko haswa katika kesi yako. Alama ya kujaza kiotomatiki ni mraba mdogo ulio kwenye kona ya chini ya kulia ya seli, kwa kuivuta, unaweza kujaza kiotomatiki kiasi kikubwa cha habari. Mpango huo huamua moja kwa moja jinsi ya kujaza kwa usahihi, na katika hali nyingi inageuka kuwa sahihi. Katika picha hii ya skrini, tumejaza siku katika safu. Tulipata matokeo yafuatayo. 
Lakini uwezekano wa kukamilisha otomatiki hauishii hapo. Unaweza kuifanya hata kuhusiana na siku za wiki, miezi au miaka. Kuna njia mbili kamili jinsi ya kuifanya.
- Tumia tokeni ya kawaida ya kukamilisha kiotomatiki kama ilivyoelezwa hapo juu. Baada ya programu kumaliza kila kitu kiotomatiki, unahitaji kubofya ikoni na chaguzi za kukamilisha kiotomatiki na uchague njia inayofaa.
- Buruta alama ya kujaza kiotomatiki kwa kitufe cha kulia cha kipanya, na ukiifungua, menyu iliyo na mipangilio itaonekana kiotomatiki. Chagua njia unayotaka na ufurahie.
Inawezekana pia kuingiza kiotomatiki kila siku N. Ili kufanya hivyo, unahitaji kuongeza thamani kwenye seli, bonyeza-click kwenye kushughulikia kwa kukamilisha kiotomatiki, ushikilie chini na uiburute mahali ambapo unataka mlolongo wa nambari ukamilike. Baada ya hayo, chagua chaguo la kujaza "Maendeleo" na uchague thamani ya hatua.
Sehemu ya chini ni eneo la hati, ambayo ni, kama ilivyokuwa, ya ulimwengu kwa kitabu kizima. Data mbalimbali zinaweza kuingizwa huko: jina la mtu ambaye alikusanya hati, siku ambayo ilifanywa. Ikiwa ni pamoja na kuweka tarehe ya sasa. Fuata maagizo hapa chini:
- Fungua menyu ya "Ingiza", ambayo unaita menyu ya mipangilio ya kichwa na kijachini.
- Ongeza vipengele vya kichwa unavyohitaji. Inaweza kuwa maandishi wazi au tarehe, wakati.
Kumbuka muhimu: tarehe itakuwa tuli. Hiyo ni, hakuna njia ya kiotomatiki ya kusasisha habari kila wakati kwenye vichwa na vijachini. Unahitaji tu kuandika kutoka kwa kibodi data ambayo ni muhimu wakati huo.
Kwa kuwa vichwa na vijachini vinakusudiwa kuonyesha maelezo ya huduma ambayo hayahusiani moja kwa moja na maudhui ya hati, haina maana kuingiza fomula na kadhalika. Ikiwa unahitaji kutumia fomula, unaweza kuandika maadili unayotaka kila wakati kwenye safu ya kwanza (na kuongeza laini tupu mahali hapa ikiwa data tayari imehifadhiwa hapo) na urekebishe kupitia "Tazama" au "Dirisha. ” kichupo, kulingana na toleo la ofisi unayotumia (chaguo la kwanza ni kwa matoleo yale yaliyotolewa baada ya 2007, na ya pili ni ya yale yaliyokuwa kabla ya wakati huo).
Kwa hivyo, tuligundua njia tofauti za kuingiza kiotomati tarehe na wakati katika Excel. Tunaona kwamba hakuna chochote ngumu katika hili, na hata mtoto anaweza kuhesabu.