Ingiza data kutoka PDF hadi Excel kupitia Hoja ya Nguvu

Kazi ya kuhamisha data kutoka kwa lahajedwali katika faili ya PDF kwenye karatasi ya Microsoft Excel daima ni "ya kufurahisha". Hasa ikiwa huna programu ya gharama kubwa ya utambuzi kama FineReader au kitu kama hicho. Kuiga moja kwa moja kwa kawaida haiongoi kitu chochote kizuri, kwa sababu. baada ya kubandika data iliyonakiliwa kwenye laha, kuna uwezekano mkubwa zaidi "zitashikamana" kwenye safu wima moja. Kwa hivyo basi itabidi watenganishwe kwa uchungu kwa kutumia zana Maandishi kwa safu wima kutoka kwa kichupo Data (Data - Maandishi kwa Safu).

Na bila shaka, kunakili kunawezekana tu kwa faili hizo za PDF ambapo kuna safu ya maandishi, yaani kwa hati ambayo imechanganuliwa tu kutoka kwa karatasi hadi PDF, hii haitafanya kazi kwa kanuni.

Lakini sio huzuni sana, kwa kweli 🙂

Ikiwa una Ofisi ya 2013 au 2016, basi kwa dakika chache, bila programu za ziada, inawezekana kabisa kuhamisha data kutoka kwa PDF hadi Microsoft Excel. Na Swala ya Neno na Nguvu itatusaidia katika hili.

Kwa mfano, hebu tuchukue ripoti hii ya PDF na rundo la maandishi, fomula na majedwali kutoka kwa tovuti ya Tume ya Uchumi ya Ulaya:

... na jaribu kuiondoa katika Excel, sema jedwali la kwanza:

Hebu tuende!

Hatua ya 1. Fungua PDF katika Neno

Kwa sababu fulani, watu wachache wanajua, lakini tangu 2013 Microsoft Word imejifunza kufungua na kutambua faili za PDF (hata zilizochanganuliwa, yaani, bila safu ya maandishi!). Hii imefanywa kwa njia ya kawaida kabisa: fungua Neno, bonyeza Faili - Fungua (Faili - Fungua) na taja umbizo la PDF katika orodha kunjuzi katika kona ya chini kulia ya dirisha.

Kisha chagua faili ya PDF tunayohitaji na ubofye Open (Fungua). Neno linatuambia kuwa itaendesha OCR kwenye hati hii kwa maandishi:

Tunakubali na katika sekunde chache tutaona PDF yetu imefunguliwa kwa ajili ya kuhaririwa tayari katika Neno:

Bila shaka, muundo, mitindo, fonti, vichwa na vijachini, n.k. vitaondoka kwenye hati, lakini hii si muhimu kwetu - tunahitaji data kutoka kwa majedwali pekee. Kimsingi, katika hatua hii, tayari inajaribu kunakili jedwali kutoka kwa hati inayotambulika kuwa Neno na kuibandika kwenye Excel. Wakati mwingine hufanya kazi, lakini mara nyingi zaidi husababisha kila aina ya upotoshaji wa data - kwa mfano, nambari zinaweza kugeuka kuwa tarehe au kubaki maandishi, kama ilivyo kwetu, kwa sababu. PDF hutumia wasiotenganisha:

Kwa hiyo hebu tusikate pembe, lakini tufanye kila kitu kuwa ngumu zaidi, lakini sawa.

Hatua ya 2: Hifadhi Hati kama Ukurasa wa Wavuti

Ili kisha kupakia data iliyopokelewa kwenye Excel (kupitia Swali la Nguvu), hati yetu katika Neno inahitaji kuhifadhiwa katika muundo wa ukurasa wa wavuti - muundo huu ni, katika kesi hii, aina ya kawaida kati ya Neno na Excel.

Ili kufanya hivyo, nenda kwenye menyu Faili - Hifadhi Kama (Faili - Hifadhi Kama) au bonyeza kitufe F12 kwenye kibodi na kwenye dirisha linalofungua, chagua aina ya faili Ukurasa wa wavuti katika faili moja (Ukurasa wa wavuti - Faili moja):

Baada ya kuhifadhi, unapaswa kupata faili iliyo na kiendelezi cha mhtml (ikiwa unaona viendelezi vya faili kwenye Explorer).

Hatua ya 3. Kupakia faili kwa Excel kupitia Power Query

Unaweza kufungua faili ya MHTML iliyoundwa katika Excel moja kwa moja, lakini basi tutapata, kwanza, yaliyomo yote ya PDF mara moja, pamoja na maandishi na rundo la meza zisizo za lazima, na, pili, tutapoteza tena data kwa sababu ya makosa. watenganishaji. Kwa hivyo, tutafanya uagizaji kwenye Excel kupitia programu jalizi ya Hoja ya Nguvu. Hii ni nyongeza ya bure kabisa ambayo unaweza kupakia data kwa Excel kutoka karibu na chanzo chochote (faili, folda, hifadhidata, mifumo ya ERP) na kisha kubadilisha data iliyopokelewa kwa kila njia iwezekanavyo, na kuipa sura inayotaka.

Ikiwa una Excel 2010-2013, basi unaweza kupakua Power Query kutoka kwenye tovuti rasmi ya Microsoft - baada ya ufungaji utaona tab. Hoja ya Nguvu. Ikiwa una Excel 2016 au mpya zaidi, basi huna haja ya kupakua chochote - utendaji wote tayari umejengwa kwenye Excel kwa default na iko kwenye kichupo. Data (Tarehe) katika kikundi Pakua na Geuza (Pata na Ubadilishe).

Kwa hivyo tunaenda kwenye kichupo Data, au kwenye kichupo Hoja ya Nguvu na kuchagua timu Ili kupata data or Unda Hoja - Kutoka kwa Faili - Kutoka kwa XML. Ili kufanya faili za XML zionekane tu, badilisha vichujio kwenye orodha kunjuzi kwenye kona ya chini kulia ya dirisha kuwa Faili zote (Faili zote) na taja faili yetu ya MHTML:

Tafadhali kumbuka kuwa uagizaji hautakamilika kwa mafanikio, kwa sababu. Hoja ya Nguvu inatarajia XML kutoka kwetu, lakini kwa kweli tuna umbizo la HTML. Kwa hivyo, katika dirisha linalofuata, utahitaji kubonyeza kulia kwenye faili isiyoeleweka kwa Hoja ya Nguvu na ueleze muundo wake:

Baada ya hapo, faili itatambuliwa kwa usahihi na tutaona orodha ya meza zote ambazo zina:

Unaweza kuona yaliyomo kwenye majedwali kwa kubofya kitufe cha kushoto cha kipanya katika usuli mweupe (sio katika neno Jedwali!) la seli katika safu wima ya Data.

Wakati meza inayotakiwa inavyofafanuliwa, bofya neno la kijani Meza - na "unaanguka" katika yaliyomo:

Inabakia kufanya hatua chache rahisi za "kuchana" yaliyomo, ambayo ni:

1. futa safu wima zisizohitajika (bonyeza kulia kwenye kichwa cha safu - Ondoa)
2. badilisha nukta na koma (chagua safu wima, bonyeza kulia - Kubadilisha maadili)
3. ondoa alama sawa kwenye kichwa (chagua safu wima, bonyeza kulia - Kubadilisha maadili)
4. ondoa mstari wa juu (Nyumbani - Futa mistari - Futa mistari ya juu)
5. ondoa mistari tupu (Nyumbani - Futa mistari - Futa mistari tupu)
   
6. ongeza safu ya kwanza kwenye kichwa cha jedwali (Nyumbani - Tumia mstari wa kwanza kama vichwa)
7. chuja data isiyo ya lazima kwa kutumia kichungi

Jedwali linapoletwa kwa hali yake ya kawaida, inaweza kupakuliwa kwenye karatasi kwa amri funga na upakue (Funga na Upakie) on kuu kichupo. Na tutapata uzuri kama huo ambao tunaweza kufanya kazi nao tayari:

• Kubadilisha Safu kuwa Jedwali lenye Hoja ya Nguvu
• Kugawanya maandishi nata kwenye safu wima